המדריך למשתמש של Knoto

מה Knoto עושה, בקצרה

Knoto מקשיב לקבוצות הוואטסאפ של הצוות והופך כל דיווח לכרטיס בלוח – עם אחראי, סטטוס ועל מה ממתינים. הצוות ממשיך לכתוב בוואטסאפ בדיוק כמו היום.

מי שבשטח מדווח בקבוצה כרגיל – בטקסט, בהודעה קולית או בתמונה. Knoto קורא כל הודעה בקבוצות שבחרתם ומחליט: לפתוח כרטיס חדש, לצרף את ההודעה לכרטיס שכבר קיים, או להשאיר אותה בחוץ כי היא לא דורשת טיפול.

ההודעות הבאות בצ׳אט – ״אני על זה״, ״מחכים לחלק״, ״טופל״ – מעדכנות את הכרטיס לבד. מה ש־Knoto לא בטוח לגביו לא נעלם: הוא מחכה להחלטה שלכם בתצוגת «ממתין לאישורך».

בסוף המשמרת מפיקים בלחיצה סיכום חפיפה: מה נפתח, מה נסגר ומה עדיין מחכה, ולמי.

• רק מי שעובד על הלוח צריך חשבון ב־Knoto – בדרך כלל המנהלים. הצוות לא מתקין כלום ולא לומד פקודות.
• Knoto מבין עברית ואנגלית חופשית, הודעות קוליות ותמונות.
• הלוח, ההגדרות והעוזרים זמינים מהמחשב ומהטלפון.

רשימת הצעדים הראשונים

תשעה צעדים קצרים מהחשבון החדש ועד לוח שעובד לבד. סמנו כל צעד שסיימתם – הרשימה נשמרת בדפדפן הזה.

• לנסות את Knoto על הודעות שלכם
• מדביקים הודעות מקבוצת עבודה ורואים אילו כרטיסים היו נפתחים – בלי לחבר כלום.
• לחבר את וואטסאפ
• בהזמנת מספר Knoto לקבוצה, או בסריקת קוד מהטלפון של התפעול.
• לבחור קבוצת תפעול ולהפעיל ניטור
• הקבוצה שבה הצוות מדווח. מההודעה הבאה הכרטיסים מופיעים בלוח.
• להגדיר את סוג הקבוצה
• כך Knoto יודע מה נחשב אצלכם בעיה ומה רק רעש.
• לסמן תפקידים בצוות
• מי טכנאי, מי ספק, מי מנהל – כדי ש־Knoto יידע למי לפנות.
• לבחור מה Knoto כותב בקבוצה
• שותף מלא, רק שאלות, או שקט מוחלט.
• לקבוע חפיפת משמרת אוטומטית
• סיכום של מה פתוח, מי אחראי ועל מה ממתינים – בשעות קבועות.
• לשאול את עוזר הלוח שאלה ראשונה
• למשל ״מה עדיין פתוח אצלי?״ – בכתב או בקול.
• להתקין את Knoto בטלפון
• אייקון במסך הבית, והלוח נפתח מהר גם ברשת חלשה.

לא חייבים לעשות הכול ביום הראשון. שלושת הצעדים הראשונים מספיקים כדי שהכרטיסים יתחילו להופיע; השאר משפרים את הדיוק ואת הנוחות.

הרשמה וכניסה לחשבון

נרשמים עם Google או עם מייל וסיסמה. לפני ההרשמה מסמנים את האישור לתנאים ולהודעה למשתתפי הקבוצה.

1. בדף ההרשמה מסמנים קודם את תיבת האישור: תנאי השימוש, מדיניות הפרטיות, וההצהרה שמשתתפי הקבוצה יודעים שהשיח התפעולי מעובד אוטומטית. בלי הסימון כפתורי ההרשמה לא פעילים.
2. הדרך המהירה: «הרשמה עם Google» – בלי סיסמה ובלי מייל אימות.
3. או ממלאים «שם מלא», «אימייל» ו«סיסמה» (לפחות 8 תווים) ולוחצים «צור חשבון». נשלח אליכם מייל אימות – פותחים אותו ולוחצים על הקישור.
4. בכניסות הבאות: «התחברות» עם המייל והסיסמה, או «כניסה עם Google».

מייל האימות לא הגיע? בודקים בתיקיית הספאם, ולוחצים «שליחה חוזרת». שכחתם סיסמה? «שכחתי סיסמה» פותח מייל לתמיכה, ונאפס אותה בשבילכם.

לנסות על ההודעות שלכם – לפני שמחברים

מדביקים הודעות אמיתיות מקבוצת עבודה ורואים אילו כרטיסים Knoto היה פותח. שום דבר לא נשלח לאף אחד.

1. בוחרים את סוג העסק (שיפוצים, בנייה, אחזקת מבנים, שירות שטח, משלוחים, ייצור או צוות תפעול אחר). הבחירה נשמרת – כך ייקראו גם הקבוצות שתחברו.
2. מדביקים הודעות כמו שהן מופיעות בוואטסאפ, או את הטקסט של ״ייצוא צ׳אט״. אין הודעות בהישג יד? «אין הודעות בהישג יד? מלאו דוגמה».
3. לוחצים «בדקו מה Knoto הייתה עושה» ורואים את הכרטיסים שהיו נפתחים, מי האחראי, על מה ממתינים, ואילו הודעות לא הפכו לכרטיס.
4. נראה טוב? «נראה טוב? חברו קבוצה אמיתית». רוצים לבדוק שוב? «נסו הודעות אחרות».

נבדקות עד 40 ההודעות האחרונות שהדבקתם, ויש מספר בדיקות מוגבל ליום. הכרטיסים של הבדיקה לא נשארים בלוח. החלונית נעלמת כשהקבוצה הראשונה כבר מחוברת.

חיבור וואטסאפ: שתי הדרכים

אפשר להזמין את מספר Knoto לקבוצה – בלי לקשר טלפון – או לקשר את הוואטסאפ של התפעול בסריקת קוד. בשתי הדרכים Knoto קורא רק את מה שבחרתם.

כשבחשבון שלכם זמינות שתי הדרכים, בראש המסך יש בחירה בין «חיבור הוואטסאפ שלכם» ל«הזמנת מספר Knoto לקבוצה». אם מוצגת רק דרך אחת, מתחילים בה.

לפני החיבור הראשון מבקשים מכם אישור, פעם אחת: Knoto קורא את ההודעות, התמונות וההקלטות בקבוצה שתחברו כדי לפתוח משימות בלוח.

חיבור הוואטסאפ שלכם (קוד QR או קוד בטלפון)

סורקים את הקוד מהטלפון של התפעול, כמו בחיבור וואטסאפ ווב. אין טלפון בהישג יד? מקבלים קוד ומקלידים אותו בוואטסאפ.

1. בטלפון של התפעול פותחים וואטסאפ ← הגדרות ← מכשירים מקושרים ← קישור מכשיר.
2. סורקים את הקוד שעל המסך. החיבור לוקח עד דקה. הקוד מתחלף לבד; אם הסריקה לא הצליחה – «קוד חדש».
3. בלי גישה לטלפון: «אין גישה לטלפון עכשיו? קבלו קוד במקום», מקלידים את «מספר הטלפון של התפעול» ולוחצים «שליחת קוד». בטלפון בוחרים ״קישור עם מספר טלפון״ ומקלידים את הקוד שמופיע אצלכם.
4. כשמופיע «וואטסאפ מחובר» בחיבור הראשון, וואטסאפ עוד מעביר ל־Knoto את רשימת הקבוצות והשיחות ברקע: המסך מראה «אוספים את הצ׳אטים שלכם מוואטסאפ», כמה קבוצות כבר הגיעו וכמה זמן עבר. בדרך כלל זה לוקח 2-10 דקות; אפשר לסגור את המסך, האיסוף ממשיך.
5. כשמופיע «הכל מוכן - אפשר להתחיל» – ממשיכים ל«לבחירת קבוצות». הקבוצה שלכם כבר הגיעה? «הקבוצה שלכם כבר ברשימה? אפשר לבחור עכשיו».

החיבור נתקע על «מתחברים…» יותר מדקה וחצי? מופיע כפתור «הפעלה מחדש של החיבור», והוא בדרך כלל מביא קוד חדש תוך דקה.

האיסוף לא הסתיים גם אחרי רבע שעה? מופיע «האיסוף לוקח יותר מהרגיל» עם «רענון רשימת הקבוצות». אם הקבוצה עדיין חסרה – מנתקים ומחברים מחדש.

תחת «מתקדם» יש «הפעלה מחדש מלאה» ו«ניתוק». השתמשו בהם רק אם ביקשו מכם – ניתוק מפסיק את קליטת הדיווחים עד שמחברים מחדש.

הזמנת מספר Knoto לקבוצה

מוסיפים את המספר של Knoto לקבוצת התפעול ושולחים בה קוד חיבור. בלי QR ובלי לקשר את הטלפון שלכם.

1. מעתיקים את «מספר Knoto» («העתקת המספר») ושומרים אותו כאיש קשר בטלפון.
2. לוחצים «קבלת קוד חיבור». הקוד תקף לחצי שעה ומשמש פעם אחת.
3. מוסיפים את מספר Knoto לקבוצת התפעול בוואטסאפ, ושולחים את הקוד כהודעה בקבוצה.
4. תוך רגע הקבוצה מופיעה ברשימה «קבוצות מחוברות», והדיווחים ממנה מגיעים ללוח.

• לכל קבוצה נוספת מבקשים קוד חדש.
• קבוצה שכבר מחוברת לחשבון אחר: שליחת הקוד שולחת לבעלי הקבוצה בקשה לשתף אותה איתכם. בעלי הקבוצה רואים «מבקשים להצטרף» ובוחרים «אישור» או «דחייה».
• קבוצה ששותפה איתכם מסומנת «משותפת איתכם» – הדיווחים מגיעים ללוח שלכם, ורק בעלי הקבוצה שולחים אליה הודעות. אפשר לצאת ממנה ב«יציאה מהקבוצה».
• «ניתוק קבוצה» מפסיק מיד את הדיווחים ממנה – גם אצל מי שהיא משותפת איתו.

קבוצה שלא חיברתם לא נקראת ולא נשמרת. אם מופיע «מספר Knoto לא זמין כרגע», הקבוצות המחוברות נשמרות וחוזרות לפעול מעצמן.

בחירת קבוצות תפעול

במסך «קבוצות תפעול» בוחרים את הקבוצות שבהן הצוות מדווח, ומדליקים להן ניטור תפעול. מההודעה הבאה הכרטיסים מופיעים בלוח.

1. לוחצים «הוספת קבוצה» ומחפשים את הקבוצה לפי שם (או איש קשר לפי שם או מספר).
2. בוחרים אותה, משאירים את המתג «ניטור תפעול» דלוק, מסמנים את האישור ולוחצים «חיבור הקבוצה».
3. Knoto מעביר אתכם ללוח. כל דיווח חדש מהקבוצה יופיע שם.
4. בכרטיס של הקבוצה ממשיכים ל«סוג קבוצה, תגובות ותזכורות» כדי לספר ל־Knoto איזו קבוצה זו.

• בכל קבוצה יש שני מתגים: «פעיל» / «מושבת» ו«ניטור תפעול». הקבוצה נקראת ללוח רק כששניהם דלוקים.
• בכרטיס הקבוצה רואים כמה הודעות ותמונות הגיעו ומתי הגיעה ההודעה האחרונה.
• «הסרת הקבוצה מהמעקב» מפסיקה את ההאזנה. הקבוצה עצמה בוואטסאפ לא משתנה.
• הקבוצה לא ברשימה? לוחצים «רענון קבוצות». אחרי חיבור חדש, וואטסאפ מעביר את רשימת הקבוצות בהדרגה – בחשבון עם הרבה שיחות זה יכול לקחת כמה דקות.

הדיווח הראשון – ומה בודקים אם הוא מתעכב

עד שמגיע הדיווח הראשון, הלוח מראה «מחכים לדיווח הראשון» ומסביר אם ההמתנה תקינה או שכדאי לבדוק את החיבור.

• «תקין» – Knoto מאזין והודעות נקלטות. הכרטיס הראשון ייפתח כשמישהו ידווח על תקלה, עיכוב או משימה.
• לא רוצים לחכות? תחת «רוצים לראות כרטיס עכשיו?» יש הודעת דוגמה: «העתקת ההודעה», מדביקים ושולחים בקבוצה, ותוך דקה נפתח כרטיס. אפשר למחוק אותו אחר כך.
• «כדאי לבדוק» – לא נקלטה אף הודעה מאז שהתחלנו להאזין. שולחים הודעה כלשהי בקבוצה; אם תוך דקה לא כתוב שהודעות נקלטות, מחברים מחדש.
• «תקלה» – וואטסאפ מנותק. לוחצים «חיבור מחדש».
• כשהכרטיס הראשון נפתח, מופיעה ההודעה «הכרטיס הראשון על הלוח» עם קישור אליו.

רוצים לראות את הלוח בפעולה מיד? בקשו ממישהו בקבוצה לכתוב דיווח קצר, למשל ״המדפסת במשרד לא עובדת״.

הפיילוט החינמי

הפיילוט מתחיל ביום שהקבוצה הראשונה נקראת. בראש הלוח רואים באיזה יום אתם, ובסופו שואלים אם להמשיך – שום דבר לא ננעל ולא מחויב.

• בראש הלוח: «פיילוט חינם · יום 3 מתוך 14» וכמה ימים נשארו.
• רוצים להמשיך? «רוצים להמשיך אחרי הפיילוט?» ← אפשר לכתוב הערה ← «אני רוצה להמשיך». נחזור אליכם תוך יום עבודה.
• כשהפיילוט מסתיים הלוח ממשיך לעבוד בינתיים.

מהודעה לכרטיס – הדגמה אינטראקטיבית

שש הודעות בקבוצת אחזקה, אחת אחרי השנייה. לפני כל אחת נסו לנחש מה Knoto יעשה, ואז ראו את הכרטיס משתנה.

לכל הודעה Knoto בוחר אחד משלושה: לפתוח כרטיס חדש, לצרף את ההודעה לכרטיס קיים (ולעדכן בו אחראי, סטטוס או המתנה), או להשאיר אותה בחוץ. כשהוא לא בטוח – ההודעה מחכה להחלטה שלכם ב«ממתין לאישורך».

• יש נזילה במזגן בחדר הדיירים, מטפטף על הרצפה
• נפתח כרטיס חדש: #12
• הודעה שמדווחת על בעיה חדשה נפתחת ככרטיס עם מספר משלה. הסטטוס «פתוח», ועדיין אין אחראי.
• תודה דנה 👍
• שום דבר לא משתנה בלוח
• תודות, אישורים, אימוג׳ים ושיחת חולין לא פותחים כרטיס ולא משנים כרטיס קיים.
• אני על זה
• הכרטיס עבר ל«בטיפול», ואבי אחראי
• תשובה בציטוט להודעה המקורית מצורפת לכרטיס שלה. ״אני על זה״ קובע את הכותב כאחראי ומעביר את הכרטיס ל«בטיפול».
• המזגן בחדר הדיירים – צריך להחליף משאבה, מחכה לחלק מהספק
• הכרטיס עבר ל«ממתין» – ממתין לספק
• ההודעה נקשרה לכרטיס כי היא נוקבת בנושא שלו. כשהעבודה לא יכולה להתקדם עד שמשהו יגיע, הכרטיס עובר ל«ממתין» והלוח מראה למה מחכים.
• #12 החלק הגיע למשרד
• ההמתנה הסתיימה: חזרה ל«בטיפול»
• מספר הכרטיס בהודעה (#12) מצביע בדיוק על הכרטיס. הגעה של מה שחיכו לו מסיימת את ההמתנה.
• החלפתי משאבה בחדר הדיירים, המזגן עובד
• הכרטיס נסגר
• דיווח שהעבודה עצמה הסתיימה סוגר את הכרטיס, וכל ההודעות נשארות על ציר הזמן שלו. כש־Knoto לא בטוח בקריאה, הסגירה מחכה לאישורכם ב«ממתין לאישורך» במקום להתבצע לבד.

הסטטוסים: פתוח, בטיפול, ממתין, נסגר, נדחה

כל כרטיס נמצא באחד מחמישה מצבים. בחרו סטטוס כדי לראות מה הוא אומר, מה בקבוצה מביא אליו, ואיך מעבירים אליו ביד.

• כרטיס שמוזג לכרטיס אחר מסומן ״מוזג ל־#12״ ועובר לארכיון – כל ההודעות שלו עוברות לכרטיס שאליו מוזג.
• במספרים שבראש הלוח, «פתוחים» סופר רק כרטיסים פתוחים; כרטיסים ממתינים נספרים ב«ממתינים».
• אפשר לשנות את שמות הסטטוסים או לוותר על «בטיפול» ו«ממתין» בלוח שלכם («תצוגת הלוח»: עמודות, סטטוסים, רשימות ושדות).

• פתוח
• דווח, ועדיין אף אחד לא התחיל לטפל.
• כל דיווח חדש על תקלה, עיכוב, משימה או שאלה נפתח כ«פתוח».
• בחלון הכרטיס בוחרים «סטטוס», או «פתיחה מחדש» בכרטיס שנסגר.
• בטיפול
• מישהו לקח את זה ועובד על זה.
• ״אני על זה״ או ״אני לוקח״ – בתשובה בציטוט להודעה, או עם מספר הכרטיס (#12).
• «התחלת טיפול» בכרטיס או בתצוגת «דורש תשומת לב», או גרירה לעמודה «בטיפול».
• ממתין
• הטיפול תקוע על משהו או על מישהו אחר – חלק, ספק, טכנאי, לקוח – והלוח מראה על מה.
• ״מחכים לחלק מהספק״, ״הלקוח לא עונה״. גם ״הסתדר בינתיים״ – עד שמישהו מאשר שהתיקון החזיק.
• בוחרים «ממתין» ב«סטטוס» ואת הגורם ב«ממתינים ל־». «חזרה לטיפול» מסיים את ההמתנה.
• נסגר
• הבעיה טופלה. ההודעות והפתרון נשמרים בכרטיס לפעם הבאה.
• ״טופל״, ״תוקן״, ״הכול עובד״ – כשברור שהעבודה עצמה הסתיימה. כשלא ברור, הסגירה מחכה לאישורכם.
• «סימון כנסגר» בכרטיס, גרירה לעמודה «נסגרו», או בחירת כמה כרטיסים ולחיצה על «נסגרו».
• נדחה
• לא דיווח אמיתי, או משהו שבוטל ולא צריך טיפול.
• בדרך כלל מסמנים את זה בלוח. כשהודעה בקבוצה מבטלת את העבודה, Knoto יכול לבטל את הכרטיס – ואם הוא לא בטוח, הוא מציע את זה לאישורכם.
• בוחרים «נדחה» ב«סטטוס». «החזרה ללוח» מחזיר כרטיס שנדחה.

דחיפות וסוג הכרטיס

דחיפות: קריטית, גבוהה, בינונית או נמוכה – כשלא נאמרה, היא «לא צוינה» ולא מנוחשת. הסוג: תקלה, עיכוב, שאלה, עדכון סטטוס או כללי.

• הודעת המשך בקבוצה יכולה רק להחמיר את הדחיפות. להוריד דחיפות אפשר רק ביד, בחלון הכרטיס – וזה נרשם בהיסטוריה.
• סגירת כרטיס מנקה את הדחיפות שלו.
• הסוגים: «תקלה» – משהו שבור, פגום או חסום; «עיכוב» – לא תקלה אבל חיכוך (כלי חסר, הוראה לא ברורה); «שאלה» – בקשת מידע שמישהו צריך לענות עליה; «עדכון סטטוס» – התקדמות ולוחות זמנים; «כללי» – מידע תפעולי ששווה לשמור.
• סוג שגוי? משנים ב«סוג» בחלון הכרטיס, או ב«תיקון הסיווג» כדי ש־Knoto ילמד (תיקון סיווג – כדי ש־Knoto ילמד).

אחראי: איך נקבע מי מטפל

האחראי נקבע כשמישהו לוקח את הכרטיס בקבוצה – ״אני על זה״ בתשובה להודעה או עם מספר הכרטיס – או ביד, בחלון הכרטיס.

• בהגדרת הקבוצה אפשר לסמן «שולח ההודעה מסומן כאחראי» – כל כרטיס שנפתח מהודעה מקבל כאחראי את מי ששלח אותה (צוות, אחראי אוטומטי והתראות למנהל).
• ״Knoto ביקש אחראי בקבוצה · אין תשובה״ אומר ש־Knoto שאל בקבוצה ״מי לוקח?״ ואף אחד לא ענה.
• ביד: בחלון הכרטיס כותבים ב«אחראי» ולוחצים «שמירת פרטים», או גוררים את הכרטיס לעמודת האחראי כשהעמודות לפי אחראי.

• אבי: ״אני על זה״ (בציטוט של הדיווח) ← אבי אחראי, והכרטיס עובר ל«בטיפול».
• אבי: ״#12 אני לוקח״ ← אותו דבר, לפי המספר.
• רונית: ״תעביר את #12 ליוסי״ ← יוסי אחראי על #12.
• אבי: ״אני על זה״ – בלי ציטוט, בלי מספר ← Knoto לא מנחש לאיזה כרטיס. אם אבי עצמו דיווח רגע לפני (עד 5 דקות, בלי הודעות של אחרים באמצע) – זה נקשר לדיווח שלו.

״ממתין ל…״: כשהטיפול תקוע על מישהו אחר

כשהעבודה לא יכולה להתקדם עד שחלק יגיע או שמישהו אחר יפעל, הכרטיס עובר ל«ממתין» והלוח מראה על מי ממתינים – ולפעמים עד מתי.

• על מי אפשר להמתין תלוי בסוג הלוח – למשל לקוח, ספק, טכנאי, סדרן, מחסן, איכות, הנדסת ייצור או הנהלה.
• כשנקבע מועד והוא עבר – הכרטיס מסומן ״עבר המועד״ ועולה ב«דורש תשומת לב».
• ביד: בחלון הכרטיס בוחרים «ממתין» ואת הגורם ב«ממתינים ל־». «חזרה לטיפול» מסיים את ההמתנה.

• ״מחכים לחלק מהספק״ ← «ממתין» – ממתין לספק.
• ״הלקוח לא עונה, ננסה שוב אחר הצהריים״ ← «ממתין» – ממתין ללקוח.
• ״הסתדר בינתיים״ / ״תוקן זמנית״ ← לא נסגר: «ממתין» עם הסיבה ״הסתדר בינתיים — ממתין לאישור״, עד שמישהו מאשר שזה החזיק.
• ״החלק הגיע, ממשיכים״ ← ההמתנה מסתיימת – אבל העבודה עוד לא, אז הכרטיס חוזר ל«בטיפול».

איך הצוות מעדכן כרטיס מוואטסאפ

שלוש דרכים להצביע על כרטיס: לענות בציטוט להודעה שלו, לכתוב את המספר שלו (#12), או פשוט לנקוב בנושא. השאר זה עברית רגילה.

• מספר כרטיס אפשר לכתוב כ״#39״, ״כרטיס 39״ או ״תקלה מספר 39״. ״החלק מספר 39 נשבר״ לא נחשב הפניה לכרטיס 39.
• תשובה בציטוט עובדת על כל הודעה או תמונה שכבר על הכרטיס, וגם על ההודעות ש־Knoto עצמו כתב עליו.
• Knoto שאל על פרט חסר? אפשר לענות בכל צורה, עד חצי שעה אחרי השאלה.

הכי פשוט להגיד לצוות: ״עונים בציטוט להודעה של התקלה״. זה עובד תמיד, גם כשיש כמה כרטיסים דומים.

תיקון טעות של Knoto מתוך הקבוצה

Knoto רשם עדכון על הכרטיס הלא נכון? כותבים ״לא זה״ או ״טעות״ – והוא מבטל את מה שרשם ושואל לאיזה כרטיס זה שייך.

• מילים שמבטלות את הרישום האחרון: ״לא זה״, ״טעות״, ״טעית״, ״לא קשור״, ״לא שייך״, ״זה לא הכרטיס״, ״התכוונתי ש…״.
• הביטול עובד עד רבע שעה אחרי הרישום, וכל עוד אף אחד לא כתב על הכרטיס מאז.
• תיקון ערך: ״תיקון: קומה 2, לא קומה 1״.
• כרטיס שנפתח בטעות לא מוחקים מהקבוצה – בלוח מסמנים אותו «נדחה» או ממזגים אותו («לוח מלא»: עמודות, גרירה ומיזוג).

הודעה אחת על כמה דברים

כשהודעה מדווחת על כמה תקלות חדשות, או נותנת עדכון על כמה כרטיסים, Knoto מפצל אותה – אבל רק כשזה ברור.

• הודעה עם מספר כרטיס, שאלה או ספק נשארת שלמה ולא מפוצלת.
• ״נושא נפרד:״ בתוך הודעה אומר ל־Knoto שמה שאחריו הוא עניין אחר.
• בלוח מסוג רצפת ייצור תקלות חדשות לא מפוצלות אוטומטית.

• ״הנזילה תוקנה, התאורה עדיין ממתינה לחשמלאי״ ← הכרטיס של הנזילה נסגר, והכרטיס של התאורה עובר ל«ממתין».
• ״הברז בחדר הכושר מטפטף, ובחדר הדיירים המזגן לא מקרר״ ← שני כרטיסים חדשים.

הודעות קוליות, תמונות ומסמכים

הודעה קולית מתומללת ונקראת כמו טקסט. תמונה ומסמך מצטרפים לכרטיס שהם שייכים אליו – לפי הכיתוב, הציטוט או ההודעה של אותו אדם רגע לפני.

• קולית: מדברים כרגיל, בעברית או באנגלית. התמלול נשמר על ציר הזמן של הכרטיס.
• תמונה עם כיתוב נקראת כמו הודעה – ״#39 ככה זה נראה״ מצטרפת לכרטיס 39.
• תמונה בלי כיתוב מצטרפת לכרטיס שהיא מצטטת. בלי ציטוט היא לא פותחת כרטיס בעצמה: היא מחכה ב«ממתין לאישורך» עם הצעה – לצרף אותה לכרטיס שהשולח עבד עליו לאחרונה, או לפתוח לה כרטיס. בלוח משלוחים צילום של חבילה עדיין נפתח לפי התווית שלו.
• בלוח משלוחים, צילום של תווית או של מסך אפליקציה נקרא לפרטים – כתובת, נמען, טלפון, מספר משלוח – והם ממלאים רק שדות ריקים.
• מסמך (PDF, Word, Excel ועוד) נקרא לפי הכיתוב או שם הקובץ, מסווג (חשבונית, הצעת מחיר, שרטוט…) ומופיע בתצוגת «מסמכים». קובץ שנשלח שוב ושוב נשמר פעם אחת.
• מסמך שהכיתוב שלו מדבר על עבודה אחרת ובמקום אחר לא נכתב על כרטיס אחר, גם כשיש בכיתוב מספר (״רשום 8 מתוך 11״ הוא כמות, לא כרטיס 8). מסמך לארכיון של עבודה שנסגרה עכשיו (״…לדירה 15, לארכיון״) נרשם על הכרטיס שלה בלי לפתוח אותו מחדש. קובץ שלא ברור לאיזה כרטיס הוא שייך מחכה ב«ממתין לאישורך» ונשאר ב«מסמכים» בינתיים.

הודעה קולית שפונה ל״בוט״ (למשל מתחילה ב״בוט…״) נחשבת פנייה לעוזר ולא דיווח ללוח. מדווחים פשוט על הבעיה; כדי לשאול את עוזר הלוח בקול – פותחים ב״קנוטו…״ (איך פונים לעוזר בוואטסאפ).

מה Knoto כותב בקבוצה

כש־Knoto כותב בקבוצה, ההודעה מתחילה ב״🤖 בוט:״ ובדרך כלל מצטטת את ההודעה שהיא עונה לה. כמה הוא כותב – תלוי בהגדרה של הקבוצה.

• קבוצה שחוברה דרך מספר Knoto מתחילה ב«שקט».
• ״תזכורת לכרטיס שקט״: כשתקלה פתוחה לא מתעדכנת, Knoto שולח הודעה אחת בקבוצה עם הכרטיסים שלא זזו ושמות האחראים – בשעות העבודה בלבד, ולא פעמיים על אותה שתיקה (תגובות בקבוצה ותזכורת לכרטיס שקט).

בחיבור הוואטסאפ שלכם (QR), Knoto לא שולח הודעות אוטומטיות מהמספר שלכם – כדי לשמור על המספר. ממנו יוצאות רק חפיפות וסיכומים ששלחתם לקבוצה והודעות שהקלדתם ב־Knoto. התשובות האוטומטיות יוצאות מהמספר של Knoto.

תקלות חוזרות והפתרון שעבד

כש־Knoto מזהה שתקלה כבר הופיעה בעבר, הכרטיס מסומן ״חוזר״ – ובקבוצה הוא יכול להזכיר מה היה שורש הבעיה ואיך היא נפתרה.

• בשורת המספרים, «חוזרים» סופר כרטיסים פתוחים שכבר ראינו בעבר.
• כדי שהזיכרון הזה יעבוד, ממלאים בסגירת תקלה את שורש הבעיה והפתרון (סגירת כרטיס וסיכום הטיפול).
• תקלה שחוזרת באותה שיחה תוך 21 יום (״שוב יש נזילה מתחת לכיור״) פותחת מחדש את הכרטיס שנסגר – במקום כרטיס כפול.

שיחות פרטיות עם לקוחות וספקים

בחיבור הוואטסאפ שלכם אפשר להוסיף ללוח גם שיחות פרטיות נבחרות. כרטיס משיחה פרטית מראה אצל מי הכדור: ״ממתין לך״ או ״ממתין ל…״.

• מוסיפים שיחה כמו קבוצה: «הוספת קבוצה» ← בוחרים איש קשר.
• רק שיחות שבחרתם נקראות. שיחות אחרות לא מעובדות ולא נשמרות.
• בשיחה פרטית Knoto שקט כברירת מחדל – כל מה שהיה נכתב בה היה יוצא מהמספר שלכם, ולכן רק בעל החשבון יכול לשנות את זה.
• בלוח שמערב קבוצות ושיחות: הסינון «הכל», «קבוצות», «שיחות פרטיות» ו«ממתין לי».

מה לספר לצוות

בקצרה: ממשיכים לעבוד בוואטסאפ כרגיל. כמה הרגלים קטנים עושים את הלוח מדויק יותר.

• מדווחים על כל בעיה בהודעה משלה – טקסט, הקלטה או תמונה עם כיתוב.
• כשמעדכנים על משהו קיים – עונים בציטוט להודעה שלו, או כותבים את המספר שלו (#12).
• כשלוקחים משימה – ״אני על זה״. כשמחכים – אומרים למה. כשמסיימים – ״טופל״, ואם אפשר גם מה היה הפתרון.
• הודעות של Knoto מתחילות ב״🤖 בוט:״. אפשר לענות להן בציטוט.

לפני החיבור, ודאו שמשתתפי הקבוצה יודעים שהשיח התפעולי מעובד אוטומטית. נוסח מוכן לפרסום בקבוצה נמצא במדיניות הפרטיות.

סיור במסך הלוח

בשורה הראשונה – שם הלוח, מצב החיבור, המספרים והפעולות. בשורה השנייה – בורר התצוגות, הסינונים והחיפוש. מתחתיהן – הכרטיסים.

• שם הלוח: כשיש יותר מלוח אחד, לחיצה על השם פותחת את בורר הלוחות (מעבר בין לוחות).
• מצב החיבור: «מחובר» או «מנותק», וכמה קבוצות Knoto מאזין להן. לחיצה פותחת פרטים, «סקירת הגדרות» ו«כוונון Knoto».
• «כרטיס חדש» – פתיחת כרטיס ביד (כרטיס חדש – בלי הודעה בוואטסאפ). «חפיפה» – סיכום משמרת (חפיפת משמרת).
• «פעולות» – «דוח שבועי», «הפקת דוח (PDF / Word)», «יומן פעילות», «ייבוא מאקסל» (ייבוא כרטיסים מאקסל), «ייצוא לאקסל», «שיתוף הלוח», «שינוי שם הלוח», «הגדרת קבוצה», «תצוגת הלוח», «צוות ותפקידים», ובלוח מכמה שיחות גם «עריכת הלוח» ו«הגדרות הלוח».
• בורר התצוגות: «דורש תשומת לב», «ממתין לאישורך», «לוח מלא», «רשימה», «תמונות», «מסמכים». לידו, ב«לוח מלא» וב«רשימה»: סינון לפי סוג וסטטוס, «תצוגה», רענון ותיבת החיפוש בלוח.
• כל כרטיס: מספר, מקור ודחיפות; הכותרת; פרט מזהה אחד (LOT, הוראת עבודה, מק״ט או מיקום); ולמטה האחראי וכמה זמן עבר. בכרטיס בלי אחראי, לחיצה על «ללא אחראי» מציעה את מי שכבר מחזיק כרטיסים בלוח – בחירה אחת משייכת.

הלוח מתעדכן לבד בזמן אמת. אין צורך לרענן – וכשאין רשת, מופיעה שורה שאומרת שהלוח יתעדכן כשהחיבור יחזור.

«דורש תשומת לב»: מה צריך אתכם עכשיו

התצוגה הראשונה בלוח: רק הכרטיסים הפתוחים שמחכים לכם, לפי סדר טיפול – הקריטיים קודם, ואחריהם מה שתקוע, באיחור או חסר אחראי.

• בראש: כמה כרטיסים דורשים אתכם, וכמה פתוחים, בטיפול או ממתינים.
• סינון לפי סיבה: «דורש אותי» (ברירת המחדל), «דחוף / קריטי», «ללא אחראי», «עבר יעד / בלי עדכון», «ממתין לגורם אחר», «שאלה / Knoto לא בטוח», «ממתין זמן רב», «כל הפתוחים».
• הסדר: כל כרטיס קריטי למעלה; אחריו דחוף שאף אחד לא מזיז, יעד שעבר, וכרטיס פתוח מעבר לזמן הרגיל לסוג העבודה; אחריו מה שחסר בו אחראי, החלטה או עדכון. כרטיס עם אחראי שמתקדם לא נדחף אליכם – הוא מופיע ב«כל הפתוחים».
• בכל שורה – למה היא כאן («אין אחראי», «ממתין ל…», «היעד שנקבע עבר…») וכפתור הצעד הבא. «התחלת טיפול» מעביר מיד ל«בטיפול»; «שיוך אחראי», «בדיקת ההמתנה», «בקשת עדכון» ו«פתיחת הכרטיס» פותחים את הכרטיס.
• מוצגות 5 שורות, ו«עוד 4 כרטיסים» פותח את השאר. כרטיס קריטי שאף אחד לא מטפל בו תמיד מוצג.
• כשאין כלום: «שקט.» – ו«מעבר ללוח המלא».

«בקשת עדכון» רק פותחת את הכרטיס – היא לא שולחת הודעה לקבוצה.

«ממתין לאישורך»: הודעות ש־Knoto לא היה בטוח לגביהן

כשקריאה של הודעה לא חד־משמעית, Knoto לא משנה את הלוח לבד. ההודעה מחכה כאן עם ההקשר וההמלצה שלו, ואתם מחליטים בלחיצה.

1. לכל הודעה מוצגים השולח, הקבוצה, ההמלצה של Knoto («Knoto מציע לפתוח כרטיס», «Knoto מציע לצרף לכרטיס #12», «Knoto מציע להתעלם»). הודעה שכדאי לקרוא בעיון מסומנת «כדאי לקרוא היטב», וכש־Knoto רחוק מלהיות בטוח זה כתוב ליד ההצעה.
2. מחליטים: «פתיחת כרטיס», «צירוף לכרטיס #12», «לא צריך כרטיס» או «נכון, להתעלם». ההצעה של Knoto היא הכפתור המודגש.
3. צריך עוד הקשר? «פרטים ועוד אפשרויות» מראה את ההודעות שלפני, את «כרטיסים פעילים בלוח» להתאמה, ותיבה להקלדת מספר כרטיס.
4. כמה הודעות יחד: מסמנים ובוחרים «סימון כלא כרטיס» או «ניקוי מהתור בלי החלטה».

• כל החלטה כאן מלמדת את Knoto על הקבוצה הזו. ניקוי בלי החלטה לא מלמד דבר. תיקון שחוזר על עצמו אפשר להפוך לכלל קבוע («כללי הלוח»: הנחיות קבועות ש־Knoto קורא בכל הודעה).
• הודעות מלפני יותר מיום מקופלות תחת «הודעות מלפני יותר מיום».
• «הודעות שממתינות לאישור שליחה» – הודעות ש־Knoto רוצה לכתוב בקבוצה. בודקים את הנוסח והיעד, ו«אישור ושליחה» או «ביטול ההצעה».
• בתצוגת «דורש תשומת לב» מופיעה תזכורת כשמשהו כאן דחוף או מחכה יותר מיממה.

במקלדת: J / K למעבר בין הודעות, Enter לאישור ההצעה, X ל«לא צריך כרטיס», E לפרטים. עובד גם כשהמקלדת בעברית.

אפשר לקבוע בהגדרת הקבוצה אם רק החלטות לא ודאיות מגיעות לכאן, או כל כרטיס חדש וכל סגירה (תור האישורים, סגירה אוטומטית ומחיקת כרטיסים סגורים).

«Knoto פספס»: הודעה שהייתה צריכה להיות כרטיס

הודעה חשובה לא הפכה לכרטיס? מסמנים אותה כפספוס – או מקלידים אותה – והיא נפתחת ככרטיס ונלמדת.

1. בתחתית «ממתין לאישורך» מופיעות ההודעות מ־24 השעות האחרונות שסווגו כלא רלוונטיות.
2. ליד ההודעה שהייתה צריכה כרטיס לוחצים «Knoto פספס».
3. ההודעה לא מופיעה שם בכלל? «הודעה שלא הגיעה בכלל? הקלידו אותה» – ממלאים «מה נכתב בקבוצה?» ו«מי כתב», ולוחצים «סימון כפספוס ופתיחת כרטיס».

«כללי הלוח»: הנחיות קבועות ש־Knoto קורא בכל הודעה

תיקנתם את Knoto כמה פעמים באותו עניין? הוא מציע להפוך את זה לכלל קבוע. אפשר גם לכתוב כלל בעצמכם.

1. אחרי שלושה תיקונים מאותו סוג – למשל הודעות של אותו אדם ש־Knoto הציע להתעלם מהן ואתם פתחתם להן כרטיס – מופיע ב«כללי הלוח» «Knoto מציע כלל».
2. קוראים את הנוסח, משנים אותו אם צריך, ולוחצים «שמירה ככלל». לא מתאים? «לא עכשיו», וההצעה הזו לא תחזור.
3. כלל משלכם: «הוספת כלל», כותבים משפט אחד ברור ולוחצים «שמירת הכלל».

• כלל שמור נקרא בכל הודעה בלוח הזה ולא נשכח עם הזמן. תיקון בודד נזכר בעיקר בהודעות שדומות לו.
• כל כלל שייך ללוח אחד. אפשר לערוך או למחוק אותו בכל רגע, והשינוי חל מההודעה הבאה.
• כשמתקנים הצעה כדאי לבחור סיבה ולכתוב הערה קצרה: Knoto קורא גם אותן.

«לוח מלא»: עמודות, גרירה ומיזוג

כל הכרטיסים בעמודות לפי סטטוס (או לפי מה שתבחרו). גוררים כרטיס לעמודה כדי לשנות אותו, ומשחררים כרטיס על כרטיס כדי למזג כפילות.

1. גוררים כרטיס לעמודה אחרת – והסטטוס (או הערך של העמודה) משתנה. בטלפון: לחיצה ארוכה ואז גרירה, או «העברה» ובחירת העמודה.
2. שני כרטיסים על אותו דבר? גוררים אחד ומשחררים אותו על השני, ובוחרים «מיזוג לתוך #12». כל ההודעות והתמונות עוברות, והכרטיס הממוזג נשמר בארכיון כ«מוזג».
3. בתפריט «תצוגה» בוחרים «מיון», «עמודות לפי» (סטטוס, דחיפות, אחראי, סוג, רשימות שלכם או פרטים מההודעות) ו«חלוקה לשורות».

• שורת המספרים: «פתוחים», «דחוף / קריטי», «ממתינים», «חוזרים», «הוותיק», «נסגרו השבוע». לחיצה על מספר מסננת את הלוח לפיו; «הוותיק» פותח את הכרטיס הוותיק.
• עמודת הכרטיסים שנסגרו נטענת בהדרגה; עמודת «נדחו» מוצגת ב«הצגת עמודת נדחו».
• כשיש סינון, שורה מעל הכרטיסים אומרת כמה מוצגים ומאפשרת «נקה».

«עמודות לפי» נשמר ללוח כולו – כל מי שעובד על הלוח יראה את אותן עמודות. «חלוקה לשורות» ו«מיון» הם העדפה אישית שלכם.

אין ״ביטול מיזוג״. לפני «מיזוג לתוך #12» ודאו שזה באמת אותו כרטיס; אפשר גם לבחור «רק להעביר ל…» בלי למזג.

«רשימה»: חיפוש, סינון ומיון

כל כרטיס בשורה אחת, עם הפרטים החשובים. מחפשים לפי מספר, כותרת, אנשים או פרטים כמו מק״ט ו־LOT, ומסננים לפי סוג וסטטוס.

• החיפוש מכיר את הפרטים של הלוח שלכם – בלוח משלוחים, למשל, מספר חבילה, נמען ועיר.
• מסננים: «כל הסוגים», «כל הסטטוסים», רשימות הלוח, ובלוח שמערב קבוצות ושיחות פרטיות גם «הכל», «קבוצות», «שיחות פרטיות» ו«ממתין לי».
• בכל שורה אפשר לשנות סטטוס בלי לפתוח את הכרטיס.
• רשימה ארוכה? «טעינת פריטים נוספים».

«תמונות»: כל התמונות מהקבוצה, עם חיפוש לפי תוכן

כל תמונה שנשלחת לקבוצה נאספת לכאן. Knoto מתאר מה רואים בה, ואפשר לחפש לפי מה שבתמונה, הכיתוב או התגיות.

• חיפוש לפי תוכן: ״מזגן״, ״סדק בקיר״, ״משטח עם חבילות״.
• תמונה שעוד לא תוארה מסומנת «ממתין לתיאור AI»; «נתח תמונות» מתאר אותן עכשיו.
• לחיצה על #מספר שבתמונה פותחת את הכרטיס שלה. «שיוך לכרטיס» או «החלפת כרטיס» משייכים אותה לכרטיס אחר.
• לחיצה על התמונה מגדילה אותה.

מחיקת תמונה מהלוח לא ניתנת לביטול.

«מסמכים»: חשבוניות, הצעות מחיר, שרטוטים

כל קובץ שנשלח לקבוצה נאסף כאן פעם אחת – גם אם נשלח שוב ושוב – ממוין לפי סוג ומשויך לכרטיס שלו.

• הסוגים: חשבונית, קבלה, הצעת מחיר, מחירון, הזמנה, תעודת משלוח, חוזה, שרטוט, מפרט, דוח, אישור, לוח זמנים, הוראות ואחר.
• סינון: «הכל», «משויכים לכרטיס» או «ללא כרטיס», «כל הסוגים», וחיפוש לפי שם קובץ, כיתוב או כרטיס.
• מסמך בלי כרטיס מסומן «לא משויך לאף כרטיס». Knoto מציע ״אולי שייך ל־#12״ – «שייך» מאשר; «שיוך לכרטיס» בוחר אחר; «לא קשור לאף כרטיס» משאיר אותו לבד.
• «פתיחה» פותח את הקובץ.

חיפוש מהיר ותפריט הפקודות

תיבת החיפוש בראש כל מסך (או Ctrl+K / ⌘+K) מוצאת כרטיסים, אנשים, לוחות ומסכים – ומספר כמו #218 קופץ ישר לכרטיס.

• מכל מסך – גם מההגדרות – כותבים את שם הלוח (או את שם הקבוצה) ו־Enter פותח אותו. הלוחות מופיעים תחת «לוחות», והשם שהוקלד עולה ראשון.
• כותבים מילה מכרטיס – ורואים איפה היא נמצאה: בכותרת, בהודעה, בתמונה, בסיבת ההמתנה ועוד.
• שם של אדם מראה על כמה כרטיסים פתוחים הוא אחראי; בחירה בו מסננת את הלוח לפיו.
• פעולות מהירות: «סיכום חפיפה», «דוח שבועי», «שיתוף הלוח», ומעבר למסכים.
• עם 8 תוצאות ומעלה: «כל התוצאות בלוח» פותח את כולן ברשימה.

Esc סוגר, החצים עוברים בין תוצאות ו־Enter בוחר. בטלפון: תפריט החשבון ← «תפריט פקודות».

מצב החיבור והתראות כשדיווחים לא נקלטים

כשוואטסאפ מתנתק או שהקבוצה שותקת בצורה חריגה, הלוח אומר את זה בשורה אחת בראש המסך – ומה עושים.

• «וואטסאפ מנותק — דיווחים שנשלחים עכשיו לא נקלטים» – לוחצים «חיבור מחדש».
• «כרגע לא מגיעים דיווחים מהקבוצה» – כדאי לבדוק שהמספר עדיין בקבוצה ושהחיבור פעיל.
• «היו זמנים שבהם דיווחים לא נקלטו» – פער שכבר נסגר. «פרטים» מראה מתי, ו«ראיתי» מסתיר.
• «העדכון החי מנותק…» – הלוח לא הצליח להתעדכן; «טעינה מחדש».

חלון הכרטיס במבט אחד

לחיצה על כרטיס פותחת את החלון שלו – בטלפון במסך מלא, במחשב כחלונית ליד הלוח. מלמעלה: הכותרת, «מאפיינים», «אחריות», «תיאור» ו«נתונים טכניים»; ובהמשך המסמכים, התזכורות, ציר הזמן וההיסטוריה.

• בראש: מספר הכרטיס, הסטטוס, הדחיפות, הסוג – וסימון ״חוזר״ כשהבעיה הופיעה בעבר.
• הכותרת (אפשר לערוך במקום), ומתחתיה «מאפיינים»: «סטטוס», רשימות הלוח, «דחיפות», «ממתינים ל־» ו«סוג».
• «אחריות»: מי מטפל. בכרטיס בלי אחראי מופיעים שמות לבחירה מהירה – מי שמחזיק כרטיסים בלוח ומי שכתב על הכרטיס. מתחת – כפתור הצעד הבא: «התחלת טיפול», «חזרה לטיפול», «סימון כנסגר» או «פתיחה מחדש».
• «תיאור»: מה המצב עכשיו, והעדכון האחרון – מי כתב, מתי ומה.
• «נתונים טכניים» (לקריאה בלבד): LOT, מק״ט, הוראת עבודה והפריטים מ־Priority, Monday או Airtable – ליד כל ערך כפתור העתקה, וליד פריט קישור לפתיחה במערכת.
• בהמשך: «מסמכים», «תזכורות», «ציר זמן» ו«היסטוריית שינויים».
• בתחתית: «פרטים מתקדמים ופעולות» – פרטים, סיכום הטיפול, הערות, תיקון סיווג, סידור השיחה ומחיקה.

כרטיס מסוים אפשר לפתוח גם מהחיפוש: Ctrl+K (או ⌘+K) ואז #12.

עדכון סטטוס, אחראי, דחיפות וסוג

בוחרים ערך בשדה – והוא נשמר מיד. רק האחראי, הכותרת, התיאור וההערות נשמרים בלחיצה על «שמירת פרטים».

1. פותחים את הכרטיס.
2. משנים «סטטוס», «דחיפות», «ממתינים ל־» או «סוג» – כל שינוי נשמר ברגע הבחירה.
3. משנים «אחראי», כותרת או תיאור – ולוחצים «שמירת פרטים». שם שנבחר מהשמות המוצעים ב«אחריות» נשמר מיד.
4. סוגרים את החלון. יש שינויים שלא נשמרו? Knoto שואל: «המשך עריכה», «סגירה בלי לשמור» או «שמירה וסגירה».

• כל שינוי נרשם ב«היסטוריית שינויים» עם השם שלכם, וניתן להחזרה (ציר הזמן, ״למה הכרטיס קיים״ וביטול שינויים).
• אפשר לשנות סטטוס גם בלי לפתוח את הכרטיס: בגרירה ב«לוח מלא», בבורר הסטטוס ב«רשימה», או בבחירת כמה כרטיסים יחד (פעולות על כמה כרטיסים יחד).
• בכרטיס סגור אי אפשר לשנות דחיפות – הסגירה מנקה אותה.

סגירת כרטיס וסיכום הטיפול

סוגרים ב«סימון כנסגר» (או גרירה ל«נסגרו»). כדאי למלא מה היה שורש הבעיה ומה הפתרון – כך Knoto יזכיר אותו כשהתקלה תחזור.

1. בכרטיס לוחצים «סימון כנסגר», או בוחרים «נסגר» ב«סטטוס».
2. בכרטיס תקלה שנסגר בלי סיבה מופיע «השלמת שורש הבעיה» (או «השלמת סיבת התקלה») – הוא פותח את השדות של סיכום הטיפול.
3. ממלאים את השדות – הם תלויים בסוג הלוח. למשל: סיבת התקלה, טיפול מיידי, פתרון ואישור.
4. לוחצים «שמירת פרטים».

• בלוח של חיפוש דירה או בתבנית משלכם, במקום ״סגירת מעגל״ יש ״סיכום״: מה הוחלט ולמה.
• כרטיס שנסגר בטעות: «פתיחה מחדש», או ״פתח מחדש״ בקבוצה.
• בהגדרת הקבוצה אפשר לקבוע סגירה אוטומטית בסוף היום; כרטיס שמסומן «להשאיר פתוח מעבר לסוף היום» לא נסגר (תור האישורים, סגירה אוטומטית ומחיקת כרטיסים סגורים).

ציר הזמן, ״למה הכרטיס קיים״ וביטול שינויים

כל הודעה, תמונה וקובץ שהגיעו לכרטיס נשמרים ב«ציר זמן». כל שינוי – של Knoto או של אדם – נרשם ב«היסטוריית שינויים», ואפשר להחזיר אותו.

• «ציר זמן»: ההודעות המקוריות מהקבוצה – מי, מתי, הטקסט, התמונות והקבצים.
• «למה הכרטיס הזה קיים»: כל הודעה ומה נעשה איתה – ומי החליט: «Knoto החליט אוטומטית», «אדם החליט בלוח» או «לפי הוראה בקבוצה · Knoto ביצע».
• «היסטוריית שינויים»: מה השתנה, מה היה קודם, מי שינה ולמה – עם סינון: «כולם», «הבוט», «מנהל», «קישור שיתוף» או «המערכת».
• ביטול: «החזר» ליד שדה, או «החזר את כל השינויים בשורה הזו», ואישור ב«לאשר החזרה». אם השדה השתנה שוב מאז – הוא לא יוחזר, ותקבלו הסבר.

«יומן פעילות» (בתפריט «פעולות») מראה את כל השינויים בכל הכרטיסים יחד, גם של כרטיסים שנמחקו (יומן פעילות: כל שינוי בכל הכרטיסים).

מיזוג, פיצול והעברת הודעות

שני כרטיסים על אותו דבר ממזגים לאחד. כרטיס שערבב שני נושאים מפצלים. הודעה שנחתה בכרטיס הלא נכון מעבירים.

1. מיזוג בגרירה: ב«לוח מלא» גוררים כרטיס ומשחררים אותו על הכרטיס השני, ובוחרים «מיזוג לתוך #12».
2. מיזוג לפי מספר: ב«סידור השיחה» כותבים את מספר כרטיס היעד ולוחצים «מיזוג כרטיס #7 לכרטיס #12».
3. פיצול: ב«ציר זמן» מסמנים את ההודעות של הנושא השני, נותנים כותרת (לא חובה) ולוחצים «פיצול 2 הודעות שנבחרו».
4. העברה: מסמנים הודעות, כותבים מספר כרטיס קיים ולוחצים «העבר לכרטיס קיים».

• כל ההודעות והתמונות של הכרטיס הממוזג עוברות ליעד, והוא נשמר בארכיון כ״מוזג״.
• בפיצול ובהעברה, מה שההודעות האלה שינו בכרטיס חוזר לערך הקודם. לפחות הודעה אחת נשארת בכרטיס.
• מיזוג ופיצול מלמדים את Knoto לא לחזור על הטעות בקבוצה הזו.

אין ״ביטול מיזוג״, ומיזוג לפי מספר מתבצע בלי שאלת אישור. בדקו את המספר לפני הלחיצה.

תיקון סיווג – כדי ש־Knoto ילמד

כרטיס נרשם כ״תקלה״ אבל הוא בעצם שאלה? מתקנים ב«תיקון הסיווג» ומסבירים בשורה למה. הסוג משתנה, ו־Knoto לומד.

1. בוחרים את הסוג הנכון.
2. כותבים ב«מדוע הסיווג היה שגוי?» משפט קצר.
3. לוחצים «שמירת משוב».

תזכורת לכרטיס

מבקשים מ־Knoto להזכיר משהו על הכרטיס בוואטסאפ, בזמן שתבחרו. התזכורת מגיעה עם מספר הכרטיס והכותרת שלו.

1. בכרטיס פותחים «תזכורות» ולוחצים «הפעלת תזכורת».
2. ב«תיאור התזכורת» כותבים על מה להזכיר (מתחיל בכותרת הכרטיס).
3. ב«מתי» בוחרים זמן, או «בעוד שעה» / «מחר ב-8:00».
4. כשיש כמה אפשרויות – בוחרים «לאן לשלוח»: צ׳אט של עוזר הלוח (מהמספר של Knoto) או הקבוצה של הכרטיס (מהמספר שלכם).
5. לוחצים «שמירה». ברשימה רואים אם התזכורת «נשלחה» או «לא נשלחה», ו־X מבטל תזכורת שממתינה.

• עד 90 יום קדימה, ועד 20 תזכורות ממתינות לכל צ׳אט.
• התזכורת מגיעה כ״🔔 תזכורת מתוזמנת״ עם הטקסט ו״כרטיס #12 · כותרת״.
• אין צ׳אט וואטסאפ לשליחה? מחברים את העוזר לקבוצה או לשיחה פרטית (העוזר בוואטסאפ: חיבור קבוצה או שיחה פרטית).

כרטיס חדש – בלי הודעה בוואטסאפ

משהו שלא נכתב בקבוצה? «כרטיס חדש» פותח כרטיס ביד. אחרי שהוא נפתח, הצוות יכול לעדכן אותו מהקבוצה לפי המספר שלו.

1. לוחצים «כרטיס חדש» בראש הלוח.
2. ממלאים «כותרת» (חובה), ואם רוצים – «תיאור», «סוג», «דחיפות» ו«אחראי». כשמוצגים כמה לוחות – בוחרים «לוח».
3. לוחצים «יצירת כרטיס». הכרטיס נפתח, ומופיעה הודעה עם המספר שלו.
4. בקבוצה כותבים #המספר בהודעה כדי לעדכן אותו.

פעולות על כמה כרטיסים יחד

מסמנים כמה כרטיסים ב«לוח מלא» או ב«רשימה» ומשנים לכולם סטטוס, מעבירים אותם ברשימה של הלוח או מוחקים.

1. מסמנים את תיבת הבחירה בכרטיסים, או «בחירת כל המוצגים» (עד 50).
2. בוחרים פעולה: סטטוס («נסגרו», «בטיפול», «ממתינים»…), העברה לערך ברשימה של הלוח, או «מחיקה».
3. אם חלק מהכרטיסים לא עודכנו – הם נשארים מסומנים, ואפשר לנסות שוב רק אותם.

• כל כרטיס מתעדכן בנפרד, עם היסטוריה ואפשרות ביטול משלו.
• כשיש כרטיסים מסומנים, גרירה ומיזוג לא זמינים. «ניקוי» מבטל את הבחירה.

מחיקה – ומה אי אפשר להחזיר

מוחקים כרטיס מ«פרטים מתקדמים ופעולות» ← «מחיקת הכרטיס». המחיקה מסירה גם את ההיסטוריה שלו ולא ניתנת לביטול.

• במחשב אפשר למחוק גם מאייקון הפח בשורה ב«רשימה»; בטלפון – מחלון הכרטיס.
• לא ניתנים לביטול: מחיקת כרטיס, מחיקת הודעות מציר הזמן, מחיקת תמונה או קובץ, ומיזוג.
• כרטיס שנפתח בטעות? עדיף לסמן «נדחה» – הוא יורד מהלוח, ואפשר להחזיר אותו ב«החזרה ללוח».
• כרטיסים סגורים נמחקים אוטומטית לפי ההגדרה «מחיקת כרטיס סגור» (ברירת המחדל: אחרי שבוע).

הגדרת קבוצה: איפה, ואיך שומרים

כל ההגדרות של קבוצה נמצאות בחלונית אחת, בחמישה חלקים מתקפלים. שום דבר לא נשמר עד שלוחצים «שמירה» בתחתית.

1. פותחים «פעולות» ← «הגדרת קבוצה» (או «סוג קבוצה, תגובות ותזכורות» במסך «קבוצות תפעול»).
2. בוחרים ב«קבוצה» את הקבוצה שרוצים להגדיר.
3. פותחים חלק – «סוג הקבוצה ופרופיל», «תגובות ותזכורות», «צוות והסלמות», «סגירה, מחיקה ותור אישורים» או «מתקדם» – ומשנים.
4. לוחצים «שמירה». מופיע «הגדרות הקבוצה נשמרו».

החלפת הקבוצה ב«קבוצה» או סגירת החלונית בלי «שמירה» מוחקות את השינויים שלא נשמרו.

סוג הקבוצה והדוגמאות: מה פותח כרטיס

בוחרים את סוג הקבוצה הקרוב ביותר – והוא ממלא דוגמאות התחלתיות. משם מתאימים את הדוגמאות לשפה של הקבוצה שלכם.

• הסוגים: «משלוחים וריבוי מחסנים», «שירות ותחזוקת שטח», «אתר בנייה», «רצפת ייצור», «חיפוש דירה», «תבנית משלי» ו«אחר».
• «לפתוח כרטיס על...» – דוגמאות לדיווחים שחייבים להפוך לכרטיס. מספיקות כמה דוגמאות אמיתיות, במילים של הקבוצה.
• «לא לפתוח כרטיס על...» – הרעש הרגיל של הקבוצה (״יצאתי״, ״הגעתי״, ״מי לוקח את הסיבוב״). Knoto עדיין קורא את ההודעות האלה, ועדיין יפתח כרטיס אם אותה הודעה מתארת בעיה אמיתית.
• «לחלץ מהודעה» – אילו פרטים לשלוף לכרטיס, במילים שלכם: מספר משלוח, לקוח, כתובת, רכב, מק״ט, LOT.
• «שפת הקבוצה» – «עברית / Hebrew» או «English»: השפה של כותרות הכרטיסים.

לחיצה על כרטיס של סוג – גם של הסוג שכבר נבחר – מחליפה את הדוגמאות בדוגמאות של הסוג. הוסיפו את הדוגמאות שלכם אחרי שבחרתם סוג.

עד שבוחרים סוג, Knoto ממשיך להאזין לקבוצה לפי ברירת המחדל של רצפת ייצור. במסך «קבוצות תפעול» מופיעה תזכורת עם «בחירת סוג קבוצה».

תגובות בקבוצה ותזכורת לכרטיס שקט

קובעים כמה Knoto כותב בקבוצה – «שותף מלא», «רק שאלות» או «שקט» – והאם להזכיר לאחראים על תקלה שלא זזה.

• «תגובות בקבוצה»: «שותף מלא» מאשר, שואל ומזכיר פתרונות קודמים; «רק שאלות» כותב רק כשחסר פרט קריטי; «שקט» לא כותב בכלל (מה Knoto כותב בקבוצה).
• «תזכורת לכרטיס שקט»: «כבוי», או אחרי שעתיים, 4 שעות (ברירת המחדל), 8, 12 או 24 שעות בלי עדכון. Knoto שולח הודעה אחת בקבוצה עם הכרטיסים שלא זזו ושמות האחראים – בשעות העבודה בלבד, ולא פעמיים על אותה שתיקה.
• שיחה פרטית שקטה עד שבעל החשבון בוחר אחרת – כל מה שהיה נכתב בה היה יוצא מהמספר שלו.

מתחילים בדרך כלל בהאזנה שקטה, ומפעילים תגובות אחרי שהצוות מכיר את Knoto.

שעות שקט ושאלת ״מי לוקח?״

בשעות השקט Knoto לא יוזם הודעות בקבוצה. בנוסף אפשר לקבוע אחרי כמה דקות Knoto שואל ״מי לוקח?״ על כרטיס שאין לו אחראי.

• ממלאים «התחלה» ו«סיום» (לפי שעון ישראל). שעות שקט נשמרות רק כששני השדות מלאים, ויכולות לעבור את חצות.
• בשעות השקט Knoto לא יוזם בקבוצה בקשת אחראי ותזכורות.
• השדה ״מי לוקח?״ קובע אחרי כמה דקות בלי אחראי Knoto שואל בקבוצה (0 = כבוי). תשובה ״אני לוקח״ על ההודעה שלו קובעת אחראי.

השאלה ״מי לוקח?״ נשלחת רק כשהתיאום הפעיל בקבוצה הופעל בחשבון שלכם. רוצים להפעיל? פנו אלינו דרך «משוב».

צוות, אחראי אוטומטי והתראות למנהל

כאן קובעים אם שולח הדיווח הופך לאחראי, מי מנהל התפעול שמקבל התראות פרטיות, ואילו התראות מופעלות.

• «שולח ההודעה מסומן כאחראי» – כל כרטיס שנפתח מהודעה מקבל כאחראי את מי ששלח אותה. כבוי כברירת מחדל; בקבוצת אתר רחבה עדיף להשאיר כבוי.
• «שולח ההודעה מסומן כשליח» (בקבוצת משלוחים) – השם של השולח נרשם בשדה השליח.
• «מנהל תפעול / הסלמה» – שם, טלפון ומייל של מי שמקבל התראות פרטיות.
• ההתראות (כבויות כברירת מחדל): «כרטיס קריטי ללא אחראי» (אחרי 15 דקות), «פער כיסוי / ניתוק» (אחרי 10 דקות), «תור החלטות שמצטבר» (הוותיקה מעל שעתיים, או מעל 5 הודעות).
• «מגבלות זמן בסטטוס» – עד 5 כללים כמו ״כרטיס ממתין לספק יותר מ-24 שעות״: המנהל מקבל הודעה פרטית אחת לכל כרטיס (בשעות העבודה), ועם «להעלות דחיפות» הכרטיס עולה ל״דחוף״. הזמן נספר מהרגע שהכרטיס נכנס לסטטוס.
• «בעלי תפקידים» – רשימה קצרה של שם ותפקיד («הוספת איש צוות»), כדי ש־Knoto יקבע אחראי וגורם המתנה. לא חובה.

התראות פרטיות למנהל נשלחות מהמספר של Knoto, וכשהוא לא זמין – לא נשלחות מהמספר שלכם. התראה על ניתוק נשלחת קודם במייל.

תור האישורים, סגירה אוטומטית ומחיקת כרטיסים סגורים

קובעים מה מחכה לאישורכם לפני שהוא עולה ללוח, האם לסגור כרטיסים אוטומטית בסוף היום, ומתי כרטיס סגור נמחק.

• התור «ממתין לאישורך»: «רק החלטות לא ודאיות (מומלץ)», «כל כרטיס חדש וכל סגירה» (שליטה מלאה – כל כרטיס חדש מחכה לאישור), או «כבוי — Knoto מחליט לבד».
• «סף ביטחון» – בין 50% ל־90% (ברירת המחדל 70%). החלטה שהביטחון בה נמוך מהסף מחכה לכם.
• «סגירה אוטומטית בסוף היום» – סוגרת בשעה שתבחרו את התקלות של היום. כרטיס עם «להשאיר פתוח מעבר לסוף היום» לא נסגר.
• «מחיקת כרטיס סגור» – «מיד», «אחרי שבוע (ברירת מחדל)», «אחרי חודש» או «לא נמחק לעולם».

כברירת מחדל כרטיס סגור נמחק שבוע אחרי הסגירה. רוצים לשמור היסטוריה לדוחות? בחרו «אחרי חודש» או «לא נמחק לעולם».

מונחי המוצר וקריאת הודעות קודמות

ב«מתקדם» מלמדים את Knoto את השמות שלכם – מכונות, תחנות, חלקים – וקוראים את ההודעות האחרונות בקבוצה כדי למלא את הלוח מהעבר.

• «מונחי המוצר»: שמות קבועים (למשל מסוע, מדחס, עמדה 4) ש־Knoto מאחד אליהם את הכתיבים השונים שהצוות מקליד.
• «הודעות קודמות בשיחה»: «קריאת 50 ההודעות האחרונות» מכניס ללוח את מה שרלוונטי מתוכן. שום הודעה לא נשלחת לקבוצה, הודעות שכבר נקראו מדולגות, ותמונות והקלטות לא נקראות.
• הקריאה מתחילה מיד בלחיצה – לא צריך «שמירה».

«תבנית משלי»: לוח לכל נושא

לא תפעול קלאסי? «תבנית משלי» הופכת כל קבוצה ללוח של הנושא שלכם – רכבים, לידים, הזמנות, שיפוץ – עם הפרטים והשלבים שתבחרו.

1. בוחרים «תבנית משלי». אפשר להתחיל מ«התחלה מהירה»: הייטק / פיתוח תוכנה (באגים, פיצ׳רים ו-PR-ים, בעברית ובאנגלית), קניית רכב, שיפוץ בבית, אירוע או חתונה, חיפוש עבודה, קבוצת הורים, לידים ולקוחות, הזמנות לעסק, ועד בית / נכסים.
2. כותבים ב«כל כרטיס הוא...» על מה כל כרטיס (חובה) – למשל רכב, ספק, הזמנה.
3. מוסיפים «פרטים לחלץ מההודעות» (עד 12) ו«שלבים (לא חובה)» (עד 8).
4. רוצים רעיונות? «הציעו לי פרטים ושלבים» מציע פרטים, שלבים ודוגמאות.
5. לוחצים «שמירה».

«תצוגת הלוח»: עמודות, סטטוסים, רשימות ושדות

מעצבים את הלוח לצורת העבודה שלכם: לפי מה העמודות, אילו סטטוסים ודרגות דחיפות, רשימות משלכם כמו «מיקום» או «שלב», ואילו פרטים מוצגים בכרטיס.

• «העמודות לפי»: סטטוס, דחיפות, אחראי, סוג, אחת הרשימות שלכם, או פרט מההודעות.
• «הסטטוסים»: «פתוח · בטיפול · ממתין · נסגר», «פתוח · בטיפול · סגור» או «פתוח · סגור». אפשר לשנות שמות.
• «דחיפות»: «קריטית · גבוהה · בינונית · נמוכה», «דחוף מאוד · דחוף · לא דחוף» או «דחוף · רגיל».
• «רשימות שלכם»: עד 6 רשימות (מוכנות: «מיקום», «שלב», «תחנה», «משלוח»), עד 15 ערכים בכל אחת. עם «Knoto מעדכן מההודעות» Knoto מעביר כרטיסים בין הערכים לפי מה שנכתב בקבוצה (״עבר ל־QA״).
• «פרטים בכרטיס»: אילו שדות מוצגים, והיכן כל שדה מופיע בהודעות. «שדות משלכם» – עד 8.
• השדות מתאימים למה שהלוח עוסק בו: באתר בנייה – פרויקט, קומה, תחום מקצועי וקבלן משנה; במשלוחים – מספר חבילה, נמען וכתובת. לוח שלא בחרו לו סוג נקרא לפי מה שהקבוצות שלו בחרו, לפי השם שלו ולפי מה שנכתב בכרטיסים שלו.
• «מה מופיע על הכרטיס»: מתג לכל שדה – עד 4 פרטים שיופיעו על כל כרטיס בלוח בלי לפתוח אותו (למשל תאריך קבלה או המערכת המקושרת), וגם «תאריך פתיחה». מדליקים פעם אחת וכל הכרטיסים מתעדכנים.
• לוחצים «שמירה». «חזרה לברירת המחדל» מחזיר את ההגדרות המקוריות.

תצוגת הלוח נשמרת ללוח כולו – גם למי שעובד עליו דרך קישור שיתוף לעריכה.

צוות ותפקידים

כל חברי הקבוצה לפי השם והמספר שלהם בוואטסאפ. מסמנים לכל אחד תפקיד – Knoto לא מנחש תפקידים מהודעות או משמות.

1. פותחים «פעולות» ← «צוות ותפקידים» (או «סימון תפקידים» בהודעה שמופיעה אחרי חיבור קבוצה).
2. לכל אדם בוחרים תפקיד מהרשימה – היא תלויה בסוג הקבוצה (טכנאי, ספק, מנהל עבודה, שליח, סדרן ועוד).
3. השם לא ברור? העיפרון מאפשר לתת שם לתצוגה.
4. סיימתם? «סיום». כל בחירה נשמרת מיד.

• התפקיד נשמר לכל הארגון, וחוזר אם האדם עוזב ומצטרף שוב.
• כשמצטרפים חברים חדשים מופיעה תזכורת «לסימון».
• «שימוש בתפקידים ב-AI»: «כבוי» (ברירת המחדל), «מצב צל» (רק מודד מה היה משתנה) או «פעיל» (Knoto מתחשב בתפקיד של הכותב כשהוא מחליט).

לוח לכל קבוצה, ומעבר בין לוחות

כברירת מחדל לכל קבוצה יש לוח משלה. כשיש יותר מלוח אחד, לוחצים על שם הלוח בראש המסך ובוחרים לוח – או «כל הלוחות» לסקירה של כולם.

• בבורר: «לוחות מכמה שיחות» (עם התגים «מאוחד» או «משולב») ו«קבוצות ושיחות».
• קבוצה שמזינה לוח מאוחד מסומנת ״בלוח …״, ובחירה בה פותחת את הלוח המאוחד.
• ה־«+» ליד קבוצה פותח לוח חדש שהיא מזינה.
• עם הרבה לוחות מופיע חיפוש: «חיפוש לוח או קבוצה…».

לוח מאוחד: כמה קבוצות, מספור אחד

לוח אמיתי אחד שכמה קבוצות או שיחות מזינות, עם מספור אחד לכל הכרטיסים. אותו נושא שעולה בשתי קבוצות יהיה כרטיס אחד.

1. בבורר הלוחות לוחצים «לוח חדש - קבוצה אחת או כמה».
2. ב«איזה לוח לבנות?» בוחרים «לוח מאוחד».
3. נותנים «שם הלוח» ובוחרים את השיחות – אחת לפחות, רק שיחות שניטור התפעול בהן פעיל.
4. אם רוצים: «תגית לניתוב» – מילה אחת שהודעה שמתחילה בה (#מילה) תיכנס ללוח הזה (תגית ניתוב: לאיזה לוח נכנסת הודעה).
5. אם רוצים: ליד כל שיחה – «על מה השיחה» (דירה, נכס או אתר). הודעה בשיחה כזו תשויך לכרטיס של אותה דירה גם בלי כתובת.
6. לוחצים «יצירת לוח». מעכשיו הודעות חדשות מהשיחות שבחרתם נכנסות ללוח הזה.

• מה שהבוט כותב בכל קבוצה נשאר לפי ההגדרה של אותה קבוצה.
• ללוח מאוחד יש «הגדרות הלוח» משלו – סוג, דוגמאות, תור אישורים – שחלות על כל ההודעות שנכנסות אליו.
• שיחה אחת יכולה להזין עד 3 לוחות מאוחדים. עד 30 שיחות בלוח, ועד 20 לוחות כאלה.
• מחיקת הלוח מחזירה הודעות חדשות ללוח של כל קבוצה. הכרטיסים שכבר נפתחו בו נשארים.

תצוגה משולבת: רק להציג יחד

לשונית אחת שמציגה את הכרטיסים של כמה קבוצות יחד. שום כרטיס לא זז ולא מקבל מספר חדש – כל כרטיס נשאר בלוח של הקבוצה שלו.

1. בבורר הלוחות לוחצים «לוח חדש - קבוצה אחת או כמה».
2. ב«איזה לוח לבנות?» בוחרים «תצוגה משולבת».
3. נותנים שם, בוחרים לפחות שתי שיחות, ולוחצים «יצירת לוח».

מתלבטים? «תצוגה משולבת» כשכל קבוצה היא עולם בפני עצמו ורק רוצים לראות הכול במקום אחד. «לוח מאוחד» כשכמה קבוצות מדברות על אותם דברים.

תגית ניתוב: לאיזה לוח נכנסת הודעה

כששיחה מזינה כמה לוחות, הודעה שמתחילה ב־#תגית נכנסת ללוח של התגית; תשובה בציטוט לכרטיס נכנסת ללוח של הכרטיס; כל השאר – ללוח שהשיחה הצטרפה אליו ראשון.

• התגית היא מילה אחת: אותיות, ספרות, _ או -, עם אות אחת לפחות. ״#12״ הוא מספר כרטיס, לא תגית.
• כמה תגיות בהודעה שולחות אותה לכמה לוחות. תגית עובדת גם בכיתוב של תמונה או קובץ.
• בלוח מאוחד שחולק שיחה עם לוח אחר מופיע ב«פעולות» גם «ניתוב לפי משמעות» – יומן של ההחלטות לאיזה לוח הודעה שייכת לפי התוכן שלה.

• ״#מחסן חסרים 3 משטחים״ ← נכנס ללוח שהתגית שלו ״מחסן״.

שינוי שם, עריכה ומחיקה של לוח

«שינוי שם הלוח» משנה רק את השם ב־Knoto – לא את שם הקבוצה בוואטסאפ. לוח מכמה שיחות עורכים או מוחקים ב«עריכת הלוח».

• «שינוי שם הלוח» – עד 80 תווים. בלוח של קבוצה, שם ריק מחזיר לשם הקבוצה.
• «עריכת הלוח» – שינוי השם, השיחות והתגית של לוח מאוחד או של תצוגה משולבת.
• «מחיקת הלוח» – לוחצים ואז לוחצים שוב לאישור. הכרטיסים נשארים בשיחות שלהם.

חפיפת משמרת

סיכום של מה שקרה – נפתח, נסגר ועדיין מחכה, ולמי – כדי שהמשמרת הבאה לא תחפור בהודעות. עורכים ושולחים לקבוצה, לאיש קשר או למייל.

1. לוחצים «חפיפה» בראש הלוח.
2. בוחרים לוח (או «כל הקבוצות») וטווח: 8, 12 או 24 השעות האחרונות.
3. לוחצים «הפק דוח». הסיכום נכתב אוטומטית, ואפשר לערוך אותו לפני השליחה.
4. ב«שליחה אל» בוחרים: «קבוצת הלוח», קבוצה מנוטרת אחרת, «איש קשר / קבוצה אחרת…» או «אימייל בלבד (ללא וואטסאפ)» – ושולחים.

• אפשר להוסיף עד 10 כתובות מייל, שיקבלו את הדוח גם בתזמון האוטומטי.
• חפיפה לאיש קשר פרטי נשלחת מהמספר של Knoto.

חפיפת משמרת אוטומטית, בשעות קבועות

Knoto מפיק ושולח את החפיפה לבד, בשעות שתבחרו (שעון ישראל) – למשל 07:00 ו־19:00 בהחלפת משמרת.

1. בחלון החפיפה בוחרים לוח מסוים ונמען.
2. ב«תזמון אוטומטי» מוסיפים שעות («הוסף שעה») ובוחרים חלון של 8, 12 או 24 שעות.
3. לוחצים «שמור תזמון». רואים «שליחה הבאה», ואם משהו נכשל – «שגיאה אחרונה».

• תזמון אחד לכל לוח. «הסר תזמון» מבטל אותו.
• בקבוצה שמוגדרת «שקט», חפיפה מתוזמנת לקבוצה לא נשלחת. חפיפה שאתם שולחים ביד – כן.

דוח שבועי

מה נשבר, כמה פעמים, מה חזר ומה עדיין פתוח – לשבוע האחרון או לתאריכים שתבחרו.

• בוחרים לוח (או «כל הקבוצות») ותאריכים. ברירת המחדל: 7 הימים האחרונים.
• בלוח תקלות: תקלות חוזרות, תיעוד שורש הבעיה, חסימות, ודיווחים לפי תפקיד המדווח.
• לחיצה על כרטיס בדוח פותחת אותו.
• כפילויות, כרטיסים שנדחו וכרטיסי תרגול לא נספרים.

הזיכרון של העסק: הלוח מזהה שזה כבר קרה

כרטיס חדש שחוזר על כרטיס שנסגר – אותו נושא באותו מקום ממוספר, באותה מכונה או אצל אותו ספק – מסומן «חוזר», ובחלון הכרטיס כתוב איך זה נפתר בפעם הקודמת, מי טיפל וכמה זמן זה לקח.

• בחלון הכרטיס, מתחת למצב שלו, מופיע «הזיכרון של העסק»: כמה פעמים זה קרה ב־60 הימים האחרונים, מה נעשה בפעם הקודמת, ולחיצה על כרטיס קודם פותחת אותו.
• ההתאמה נשענת על מקום זהה ולא על מילים דומות: «נזילה בדירה 7» ו«נזילה בדירה 17» הן שתי תקלות שונות. בלוח שכמה קבוצות מזינות, מקום נחשב אותו מקום רק באותה קבוצה.
• כרטיס קודם באותו מקום שמתאר את אותו דבר במילים אחרות (״דליפה״ מול ״נזילה״) מוצג כהצעה, «ייתכן שזה אותו דבר». הוא לא נספר כהישנות ולא מסמן את הכרטיס «חוזר».
• כשיש מספיק כרטיסים סגורים דומים, כתוב גם כמה זמן כרטיסים כאלה נסגרים בדרך כלל, ואם הכרטיס הזה כבר עבר את זה.
• בלשונית «סיכום» יש קטע «הזיכרון של העסק»: מה חוזר על עצמו ב־180 הימים האחרונים, כמה זמן מחכים בממוצע לכל גורם, וכמה מהאספקות של כל ספק איחרו מול המועד שנתן.
• כדי לקבל הודעה פרטית כשתקלה חוזרת: בהגדרות הקבוצה, תחת מנהל התפעול, מדליקים «תקלה שחזרה באותו מקום».
• בעוזר הלוח אפשר לשאול ״מה הבעיות שהכי חוזרות אצלנו?״ או ״איך פתרנו את זה בפעם הקודמת?״.
• הזיכרון נבנה מכרטיסים שנסגרו: בלוח חדש הוא שקט, ומתמלא ככל שהלוח עובד. הוא לא מדרג עובדים בשמם.

יומן פעילות: כל שינוי בכל הכרטיסים

מי שינה מה ומתי – הבוט, מנהל, קישור שיתוף או המערכת – כולל כרטיסים שנמחקו. נשמר 180 יום.

• סינון לפי מי שינה («כל מי ששינה», «הבוט», «מנהל», «קישור שיתוף», «המערכת»), לפי סוג פעולה («עדכונים», «כרטיסים שנפתחו», «מיזוגים ופיצולים», «מחיקות») ולפי תקופה.
• «הצגת שינויים ישנים יותר» טוען עוד.

ייצוא לאקסל

«ייצוא לאקסל» שומר את הכרטיסים שעל המסך – עם הסינון הנוכחי – כקובץ אקסל.

• מסננים קודם את הלוח למה שרוצים לייצא (סטטוס, סוג, חיפוש).
• אין כרטיסים בתצוגה? הקובץ לא נוצר, ומופיעה הודעה.

ייבוא כרטיסים מאקסל

«ייבוא מאקסל» פותח כרטיס לכל שורה בקובץ אקסל או CSV – גם קובץ שיוצא מלוח Monday. בוחרים לאן הולכת כל עמודה, ו-Knoto פותח את הכרטיסים בלוח.

1. פותחים «פעולות» ← «ייבוא מאקסל», ובוחרים לוח (כשמוצגים כמה לוחות).
2. לוחצים «בחירת קובץ» ובוחרים קובץ ‎.xlsx‎ או CSV (עד 500 שורות).
3. בטבלה «לאן הולכת כל עמודה» כל עמודה בקובץ מקבלת מקום בכרטיס: כותרת, תיאור, אחראי, סטטוס, דחיפות, סוג, מועד, אחת הרשימות של הלוח, «פרט בכרטיס (בשם העמודה)» או «לא לייבא». Knoto מציע התאמה לפי שמות העמודות – בודקים ומתקנים.
4. לוחצים «ייבוא» – כל שורה עם כותרת נפתחת ככרטיס, עם מספר משלה.

• בקובץ של Monday שם הלוח והשורות של שמות הקבוצות לא נפתחים ככרטיסים; הקבוצה של כל פריט נשמרת בכרטיס כפרט «קבוצה».
• סטטוס, דחיפות ותאריך נקראים בעברית ובאנגלית («בוצע» / «Done», «דחוף» / «High», «03/11/2026», ציר זמן של Monday). ערך שלא נקרא נשמר בכרטיס כפרט – לא הולך לאיבוד.
• «לדלג על שורות שכבר יש בלוח כרטיס באותה כותרת» מונע כפילויות כשמייבאים שוב את אותו קובץ.
• כל כרטיס מיובא נכנס להיסטוריה שלו ככרטיס שנפתח מהקובץ, ואפשר לעדכן אותו מהקבוצה עם #המספר שלו.
• קובץ ‎.xls‎ ישן צריך לשמור קודם כ-‎.xlsx‎ או כ-CSV.

הפקת דוח PDF / Word מהלוח

«הפקת דוח (PDF / Word)» מוציא מהכרטיסים של הלוח מסמך מוכן לשליחה – פרוטוקול סיור, דוח ליקויים, דוח סטטוס – עם התמונות, התיאור, האחראי והחריגות מזמן הטיפול. מה נכנס לדוח נקבע בתבנית שנשמרת לכל לוח בנפרד. מורידים, שולחים במייל, או מתזמנים שליחה קבועה.

1. פותחים «פעולות» ← «הפקת דוח (PDF / Word)».
2. בוחרים תבנית: אחת שנשמרה ללוח, או נקודת התחלה מוכנה: פרוטוקול סיור / דוח ליקויים, דוח סטטוס, סיכום סגירות, או רשימה קצרה.
3. ב«תוכן הדוח» קובעים כותרת, פתיח ונמענים; אילו כרטיסים נכנסים (סטטוס, דחיפות, תקופה); מה מופיע בכל כרטיס (אחראי, תאריכים, זמן בסטטוס וחריגות, פרטים, הערות סגירה, עדכונים); תמונות (אילו, כמה, באיזה גודל); קיבוץ (לפי סטטוס, אחראי, מיקום או קבוצה), סדר, וחתימות בסוף.
4. ב«כרטיסים ותמונות» מסמנים אילו כרטיסים נכנסים, ובכל כרטיס – אילו מהתמונות שלו.
5. לוחצים «הפקת PDF» או «הפקת Word» – הקובץ יורד למחשב.
6. ב«שליחה ותזמון» מקלידים נמענים (עד 5 כתובות), נושא והודעה, ולוחצים «שליחה במייל כ-PDF» או «שליחה במייל כ-Word» – הקובץ נשלח כמצורף.
7. באותה לשונית, «תזמון שליחה» קובע שליחה קבועה: שם, פורמט, תדירות (כל יום, בימים נבחרים או פעם אחת) ושעה. התזמונים של הלוח מופיעים מתחת, עם השליחה הבאה והאחרונה, ואפשר לשלוח עכשיו, להשהות ולמחוק.
8. נותנים שם ולוחצים «שמירת התבנית» – בפעם הבאה הלוח נפתח עם אותה תבנית.

• כל לוח שומר תבניות משלו (עד 20): מפקח בנייה שומר פרוטוקול סיור עם כל התמונות וחתימות ליזם ולקבלן; מוקד משלוחים שומר רשימת סטטוס בלי תמונות.
• הפרטים בדוח הם במילים של הלוח – אותם שדות ורשימות שרואים על הכרטיס.
• «זמן בסטטוס וחריגות» נשען על מגבלות הזמן שהוגדרו לקבוצה ב«הגדרת קבוצה» – כרטיס שעבר את המגבלה מסומן בדוח.
• קובץ ה-Word פתוח לעריכה: אפשר להוסיף הערות לפני השליחה.
• עד 300 כרטיסים ו-200 תמונות בדוח אחד.
• תזמון שולח את הדוח עם התבנית כפי שהייתה כשתוזמן; בכל שליחה הכרטיסים נבחרים מחדש לפי הסינון של התבנית והתמונות לפי מדיניות התמונות שלה – לא לפי סימון ידני. אין כרטיסים שעונים לסינון? לא נשלח כלום, וזה נרשם ליד התזמון.
• תזמון שנכשל חמש פעמים ברצף מושהה לבד; «הפעלה מחדש» מחזירה אותו. עד 20 תזמונים פעילים לחשבון.

שיתוף הלוח עם מי שאין לו חשבון

יוצרים קישור ללוח – לצפייה בלבד או לעריכה – ושולחים אותו למנהל, ללקוח או לקבלן. לא צריך חשבון כדי לפתוח אותו.

1. פותחים «פעולות» ← «שיתוף הלוח».
2. נותנים שם לקישור, ובוחרים מה להציג (תמונות, «דורש תשומת לב», שאלות פתוחות), איזה לוח, והרשאה: «צפייה בלבד» או «עריכה».
3. לוחצים «יצירת קישור» – הקישור מועתק אוטומטית.

• הלוח המשותף מתרענן לבד כל 30 שניות.
• בקישור לעריכה אפשר לשנות סטטוסים, לגרור ולמזג, לערוך כרטיסים, להפיק חפיפה ולשלוח אותה כמו בחשבון עצמו (לקבוצת הלוח, לכל צ׳אט בוואטסאפ או במייל), לפתוח «דוח שבועי», «יומן פעילות», «הגדרת קבוצה» ו«תצוגת הלוח».
• אף פעם לא בקישור: פתיחת כרטיס חדש, ייצוא, שיתוף נוסף, צוות ותפקידים, התור «ממתין לאישורך» ותזכורות.
• ברשימת הקישורים רואים כמה כניסות היו, ואפשר להעתיק, להשבית או למחוק כל קישור. קישור לא פג מעצמו.

כל מי שמחזיק קישור עריכה יכול לשנות את הלוח. שתפו אותו רק עם מי שצריך, והשביתו קישורים שכבר לא בשימוש.

עוזר הלוח: שואלים ומעדכנים בשפה חופשית

בבועת העזרה שבפינת המסך ← «עוזר הלוח». שואלים מה פתוח, מה דחוף, מה השתנה היום – או מבקשים לעדכן כרטיס. כל תשובה נקראת מהכרטיסים ברגע זה.

• מדברים במקום להקליד: כפתור המיקרופון מקליט עד שמשתתקים, ומתמלל.
• מצרפים תמונה ושואלים עליה: כפתור התמונה ליד המיקרופון (או הדבקה בתיבה), עד 4 תמונות בהודעה – תקלה, תווית, מסך, תעודת משלוח. העוזר מתאר מה רואים, קורא מה שכתוב עליה, ומוצא את הכרטיס שהיא שייכת אליו; אפשר להמשיך לשאול עליה בהודעות הבאות, ולבקש ״תצרף לכרטיס 42״ – התמונה נכנסת לכרטיס כמו כל תמונה מהקבוצה.
• שאלה בקול מקבלת תשובה בקול. הרמקול בראש החלונית מקריא גם תשובות לשאלות כתובות; «מצב שיחה» (האוזניות) מקשיב שוב אחרי כל תשובה.
• שואל את המערכות המחוברות עכשיו, רק קריאה – Priority, Monday, Airtable, Origami ו־Jira: ב־Jira מחפש טיקטים (״אילו באגים פתוחים בפרויקט ENG?״, ״מי עובד על ENG-42?״), גם כאלה שאין להם כרטיס בלוח.
• ״הלוח הזה״ הוא הלוח שעל המסך, ו״הכרטיס הזה״ – הכרטיס שפתחתם בו לאחרונה.
• בטלפון העוזר נפתח במסך מלא.

• ״מה עדיין פתוח אצלי?״ ← הכרטיסים הפתוחים שאתם האחראים עליהם.
• ״מה דורש טיפול דחוף?״ ← הכרטיסים הדחופים והקריטיים, ומי מטפל בהם.
• ״כמה יחידות נמצאות במחסן?״ ← ספירה לפי רשימה או פרט בלוח.
• ״מה השתנה היום בלוח?״ ← מה נפתח, מה זז ומה נסגר.
• ״תסגור את 112״ / ״תעביר את הנזילה ליוסי״ ← עדכון הכרטיס – עם אפשרות ביטול.
• ״מה הסטטוס של הבאג של לקוח אלפא ב־Jira?״ ← קורא את הטיקט ב־Jira עכשיו – סטטוס, אחראי, ספרינט – כשהחשבון מחובר (Jira: טיקטים כרטיסים, וכרטיס שנפתח כטיקט).

בועת העזרה מופיעה אחרי שהחיבור הושלם – וואטסאפ מחובר וקבוצה אחת לפחות מאזינה. היא לא מוצגת במסכי «חיבור וואטסאפ» ו«קבוצות תפעול».

«עוזר הלוח» ו«הגדרת לוח עם AI» זמינים במסלול פרימיום – תוספת AI פרימיום לכל מסלול, ₪399 לחודש כולל 250 שאלות לעוזר (הפרטים בעמוד המחירים). בחשבון שהם לא הופעלו בו הם מסומנים במנעול – פנו אלינו כדי להפעיל אותם.

שינויים דרך העוזר – וביטולם

העוזר יכול לסגור, לבטל, להעביר אחראי, לשנות דחיפות והמתנה, לעדכן פרטים ורשימות ולפתוח כרטיס. כל שינוי מוצג מתחת לתשובה, עם «ביטול».

• כל שינוי נרשם בהיסטוריה של הכרטיס ומופיע מיד בלוח.
• «ביטול» ליד השינוי מחזיר אותו. אם הכרטיס השתנה מאז – מופיע ״לא ניתן לבטל - הכרטיס השתנה מאז״.
• כשלא ברור לאיזה כרטיס התכוונתם, העוזר שואל ולא משנה כלום.
• בקשה שנוגעת ביותר מ־3 כרטיסים – העוזר מפרט אותם ומחכה ל״כן״. לכל היותר 15 שינויים בתשובה אחת.
• העוזר אף פעם לא מוחק כרטיס, ולא משנה הגדרות לוח או חיבורים – הוא אומר איפה עושים את זה.
• כתיבה ל־Monday: אפשר לבקש ממנו לפתוח שורה בלוח Monday, לשנות ערך בעמודה של שורה, או להוסיף עדכון לשורה (״תוסיף שורה ל־PEEK COVER בלוח Resonetics עבור לוט עתידי״). לפני כל כתיבה הוא מראה בדיוק מה ייכתב ואיפה, וכותב רק אחרי ״כן״. זה עובד רק כש«קריאה בלבד» של Monday כבוי («קריאה בלבד»: מתג לכל מערכת), ולא משיחת וואטסאפ שמותר בה רק לשאול. כתיבה ל־Monday אי אפשר לבטל מ־Knoto. ל־Priority, Airtable ו־Origami העוזר לא כותב.

הזיכרון של העוזר – מה שהוא זוכר לכל לוח

מבקשים מעוזר הלוח לזכור משהו – אנשים ותפקידים, מה פירוש שם או קוד, הערה על כרטיס – והוא זוכר את זה בכל שיחה הבאה על אותו לוח, בלוח ובוואטסאפ.

• לכל לוח זיכרון משלו: מה שנאמר בשיחה על לוח מסוים (בלוח שעל המסך, או בקבוצה / בשיחה הפרטית שמחוברות אליו) נשמר לאותו לוח. אפשר לבקש ״לכל הלוחות״ – ואז כל לוח רואה את זה.
• כפתור המוח בראש העוזר («הזיכרון של העוזר») מציג את כל מה שהעוזר זוכר בלוח, לפי סוג: «אנשים ותפקידים», «שמות ומונחים», «הערות לכרטיסים», «כללי». אפשר לערוך, למחוק, ולהוסיף ידנית («הוספה לזיכרון»).
• כשמשהו השתנה – פשוט אומרים לעוזר, והוא מעדכן את הזיכרון הקיים במקום להוסיף עוד אחד.
• העוזר שומר רק מה שביקשתם לזכור או מה שאמרתם כעובדה קבועה – לא תוכן כרטיסים, לא מספרים שמשתנים, ואף פעם לא סיסמאות.
• בשיחת וואטסאפ שמותר בה רק לשאול, ובמייל מתוזמן, העוזר קורא את הזיכרון אבל לא מוסיף אליו. עד 150 זיכרונות בכל לוח.

• ״רק שתדע ש־MEMRY נרכשה על ידי Resonetics. כשאני שואל על רזונטיקס תבדוק גם את ממרי״ ← נשמר בזיכרון הלוח; מעכשיו שאלה על אחת מהן נבדקת תחת שני השמות – גם בשיחה של מחר.
• ״תזכור שניר הוא הטכנאי של המזגנים״ ← נשמר תחת «אנשים ותפקידים».
• ״תזכור לגבי כרטיס 42 שהלקוח ביקש לתאם רק אחרי 16:00״ ← הערה שמחוברת לכרטיס 42 – העוזר רואה אותה בכל פעם שהוא קורא את הכרטיס.
• ״תשכח את מה שאמרתי על ניר״ ← הזיכרון נמחק.

תדריך בוקר

בבוקר מופיעה נקודה על בועת העזרה: התדריך מוכן. «תדריך בוקר» בעוזר הלוח מקריא את דוח החפיפה – מה דחוף, מה ממתין ולמי, מה נסגר.

• הסימון מופיע בין 5:00 ל־12:00, פעם ביום, ונעלם כשפותחים את העוזר.
• התדריך זמין בכל שעה – פשוט לוחצים עליו בחלונית הריקה.

העוזר בוואטסאפ: חיבור קבוצה או שיחה פרטית

אפשר לדבר עם עוזר הלוח גם מוואטסאפ – בקבוצה של הלוח, או בשיחה פרטית עם המספר של Knoto. התשובות נשלחות מהמספר של Knoto, אף פעם לא מהמספר שלכם.

1. בעוזר הלוח לוחצים על כפתור הוואטסאפ (בועת הדיבור) בראש החלונית.
2. קבוצה: פותחים קודם לוח מסוים, בוחרים קבוצה שהמספר של Knoto כבר נמצא בה בשבילכם, קובעים את האפשרויות ולוחצים «הפעלה בקבוצה».
3. שיחה פרטית: לוחצים «קבלו קוד», ושולחים את הקוד (KA-…) למספר של Knoto – או «פתיחה בוואטסאפ». הקוד תקף לחצי שעה ומשמש פעם אחת.
4. Knoto עונה ״מחובר ✅״ – ומעכשיו אפשר לשאול אותו בכתב או בהודעה קולית.

• «מתי לענות»: «רק כשפונים אליו («קנוטו …», «בוט …», או תגובה להודעה שלו)» – או «לכל הודעה (קבוצה שמיועדת רק לעוזר)».
• «מותר לבקש שינויים בכרטיסים (סגירה, אחראי, שלב…)» – דלוק כברירת מחדל. כבוי: העוזר רק עונה.
• מותר לשאול את המערכות המחוברות (Priority ואחרות) – כבוי כברירת מחדל, כי כל מי שבשיחה יראה את התשובות.
• «לענות בהודעה קולית על הודעה קולית» – דלוק כברירת מחדל.
• את הקוד אפשר לתת לחבר צוות – מי ששולח אותו הופך לשיחה של הלוח. «הסרה» מנתקת.

כדי לחבר קבוצה, המספר של Knoto צריך להיות בקבוצה ומחובר לחשבון שלכם (הזמנת מספר Knoto לקבוצה).

איך פונים לעוזר בוואטסאפ

בקבוצה פונים בשם: ״קנוטו, מה עדיין פתוח?״, או עונים להודעה שלו. הודעה שפונה לעוזר אף פעם לא הופכת לכרטיס.

• אפשר לפתוח גם ב״נוטו״, ״בוט״ או ״@bot״. ״בוט״ נחשב פנייה רק בתחילת ההודעה.
• בהודעה קולית: עונים להודעה של העוזר, או פותחים ב״קנוטו…״.
• בקבוצה, ״אצלי״ הוא מה שבאחריות מי ששאל.
• ״תבטל את זה״ מבטל את השינוי האחרון של העוזר – כל עוד הכרטיס לא השתנה מאז.
• תמונה עם כיתוב שפונה לעוזר (״קנוטו, תוסיף את זה ללוט האחרון״) מתויקת בכרטיס שהכיתוב נוקב בו. ״קנוטו תוסיף את התמונות האלה ל…״ מתייק את התמונה המצוטטת ואת האלבום שלה.
• ״קנוטו, תשלח לי את התמונות של 42״ – העוזר שולח לשיחה את התמונות שבכרטיס (עד 10 בפעם), כל אחת עם מספר הכרטיס.
• שולחים לעוזר תמונה בוואטסאפ ושואלים עליה: בשיחה פרטית עם המספר של Knoto, או בקבוצה שמוגדרת «כל הודעה», העוזר רואה את התמונה ועונה (אלבום מקבל תשובה אחת), ו״תצרף לכרטיס 42״ מתייק אותה. בקבוצת צוות – תמונה עם כיתוב ״קנוטו, מה רואים פה?״ נשמרת בלוח כרגיל, והעוזר מסתכל עליה ועונה; אפשר גם להגיב לתמונה בציטוט ״קנוטו, מה זה?״.
• העוזר זוכר את השיחה 3 שעות או 12 פניות, ועונה עד 30 פעמים בשעה בכל שיחה. מה שמבקשים ממנו לזכור לתמיד נשמר בזיכרון של הלוח (הזיכרון של העוזר – מה שהוא זוכר לכל לוח).

• ״קנוטו, מה עדיין פתוח?״ ← העוזר עונה בקבוצה.
• ״היי קנוטו, תסגור את 112״ ← כרטיס 112 נסגר (כשמותר לבקש שינויים).
• ״אוקיי אז קנוטו מה פתוח אצלי״ ← השם באמצע משפט עם בקשה אחריו – גם עובד.
• ״תשאלו את קנוטו מה פתוח״ ← לא פנייה – מדברים עליו, לא אליו.
• ״קנוטו תזכיר לי מחר ב־8:00 לתאם עם ניר״ ← תזכורת באותה שיחה מחר בשמונה.

תזכורות דרך העוזר

בשיחה עם העוזר בוואטסאפ מבקשים תזכורת במילים – והיא נשלחת לאותה שיחה, מהמספר של Knoto, בזמן שביקשתם.

• אפשר לבקש גם לראות את התזכורות שממתינות, או לבטל אחת מהן.
• שעה בלי יום – המופע הקרוב שלה. בלי שעה – העוזר שואל.
• מדקה אחת עד 90 יום קדימה, ועד 20 תזכורות ממתינות בכל שיחה.
• בקבוצה התזכורת מסומנת ״(לבקשת …)״. גם תזכורת מתוך כרטיס אפשר לקבוע (תזכורת לכרטיס).

• ״קנוטו תזכיר לי מחר ב־8:00 לתאם עם ניר״ ← העוזר מאשר, למשל ״קבעתי תזכורת למחר… ב־8:00״.
• ״תשלח פה ביום ראשון ב־9 תזכורת לצוות״ ← הודעה לקבוצה ביום ראשון בתשע.

מיילים מהעוזר – עכשיו או כל בוקר

מבקשים מהעוזר לשלוח במייל תשובה או רשימה – עכשיו, או בקביעות (כל בוקר ב־8). מייל קבוע נכתב מחדש בכל פעם, מהלוח כפי שהוא באותו רגע.

• ״לי״ בלוח הוא המייל של החשבון. בוואטסאפ, ובכל כתובת אחרת – כותבים את הכתובת; העוזר לא מנחש כתובת.
• אפשר לקבוע פעם אחת, כל יום, או בימים מסוימים (״בימי א׳–ה׳ ב־7:30״). שעה לפי השעון שלכם.
• מבקשים מהעוזר לראות את המיילים המתוזמנים או לבטל אחד – כמו תזכורות (תזכורות דרך העוזר).
• מייל מתוזמן רק קורא: הוא לא משנה כרטיסים. עד 5 כתובות במייל, עד 20 מיילים מתוזמנים בחשבון ועד 50 מיילים ביום.
• בשיחת וואטסאפ שמותר בה רק לשאול (בלי שינויים בכרטיסים) העוזר לא שולח מיילים.

• ״שלח לי את זה למייל״ ← התשובה האחרונה נשלחת במלואה למייל של החשבון.
• ״תשלח ל־dana@example.com את רשימת הכרטיסים הפתוחים״ ← מייל לכתובת שנתתם.
• ״תשלח לי כל בוקר ב־8 מייל עם הבקשה הזאת״ ← מייל מתוזמן: בכל בוקר העוזר עונה שוב על הבקשה ושולח את התשובה.

דוחות PDF, Excel ו־Word מהעוזר – עכשיו או כל יום

מבקשים מהעוזר דוח במילים שלכם – אילו כרטיסים, מאיזו תקופה, עם תמונות או בלי – והוא מפיק קובץ מהכרטיסים כפי שהם עכשיו, עם כל הפרטים. בלוח הקובץ מחכה להורדה מתחת לתשובה; בוואטסאפ הוא נשלח לשיחה; ואפשר גם למייל, או בקביעות.

• פורמט: PDF כברירת מחדל; ״באקסל״ – Excel (למיון ולסינון), ״בוורד״ – Word (לעריכה).
• ״הגיעו היום ל…״ נקרא לפי המעבר של הכרטיס לערך ברשימה של הלוח (מיקום, שלב). כשהכרטיסים מגיעים ממערכת עם תאריך קבלה – אפשר לבקש ״לפי תאריך קבלה״, והעוזר מחפש את התאריך בכל השמות שהמערכות נותנות לו.
• כל בקשה בסגנון הזה עובדת: ״דוח של מה שנסגר השבוע״, ״אקסל של כל הפתוחים אצל יוסי״, ״דוח של כרטיסים 12, 15 ו־20״.
• עד 300 כרטיסים בדוח. דוח גדול מדי לשליחה – התמונות מוקטנות או מצומצמות, והעוזר אומר את זה.
• קובץ בלוח נשמר 7 ימים להורדה. דוח מתוזמן ביום בלי כרטיסים מתאימים שולח שורה שאומרת את זה. מבקשים מהעוזר לראות את הדוחות המתוזמנים או לבטל אחד (מיילים מהעוזר – עכשיו או כל בוקר).
• בשיחת וואטסאפ שמותר בה רק לשאול – הדוח נשלח לשיחה, לא למייל.

• ״תייצר לי דוח של כל החלקים שהגיעו היום למחסן, לביקורת קבלה ולמעבדה, עם כל הפרטים ותמונות״ ← PDF של הכרטיסים שנכנסו היום לאחד המקומות האלה (גם כרטיס שעבר לשם היום), מקובצים לפי מקום, עם הפרטים והתמונות.
• ״אותו דבר לפי תאריך קבלה, באקסל״ ← קובץ Excel של הכרטיסים שתאריך הקבלה שלהם (מ־Priority, Monday, Origami או Airtable) הוא היום – שורה לכל כרטיס, עמודה לכל פרט, והתמונות בשורה.
• ״תשלח לי את הדוח הזה כל יום ב־17:00״ ← דוח מתוזמן: בכל יום בחמש הלוח נקרא מחדש ו״היום״ הוא היום שבו הוא יוצא. בוואטסאפ הוא מגיע לשיחה; אפשר לבקש גם למייל.

«הגדרת לוח עם AI»: מתארים במילים, העוזר מגדיר

מתארים מה הלוח צריך לעקוב אחריו – קבוצות, ערוצי Slack, לוחות Monday, טבלאות Airtable, מסכי Priority, ישויות Origami ופרויקטים ב־Jira, ואיך הם מתחברים – והעוזר קורא אותם ומציע הגדרה מלאה. שום דבר לא משתנה עד «אישור והחלה».

1. פותחים «הגדרת לוח עם AI» מבועת העזרה.
2. כותבים מה צריך, למשל: ״לקחת את ה־LOT מ־Monday ולחפש אותו בטבלת Airtable של המעבדה״. אפשר להתחיל מאחת הדוגמאות.
3. העוזר קורא את הלוחות והטבלאות המחוברים (זה יכול לקחת כמה דקות) ומראה מה עשה. «עצירה» עוצר.
4. מקבלים «ההצעה»: קבוצות, ערוצי Slack, מקורות (כמה פריטים נכנסים), פריסת הלוח, הגדרות ומה לשים לב.
5. מאשרים ב«אישור והחלה», ואז «פתיחת הלוח» – או «עריכה ידנית».

• אפשר לבקש ממנו לבדוק לוח קיים: ״לבדוק אם הלוח הזה מוגדר נכון ולתקן מה שחסר״ – הוא בודק את הנתונים האמיתיים ומציע רק תיקונים.
• נגמר לו הזמן באמצע? כותבים ״המשך״ והוא ממשיך מאיפה שעצר.
• ערוצי Slack: העוזר רואה אם Slack מחובר ואילו ערוצים יש. הוא מחבר ערוץ ללוח במצב «ניטור בלבד», ואומר מתי צריך קודם ‎/invite @Knoto‎ בערוץ פרטי. ערוץ שמחבר ללוח של קבוצת וואטסאפ (ולא ללוח מאוחד) בוחרים תחת «ערוצי Slack / Teams» (Slack: ערוצים שהלוח קורא, בלי Zapier).
• לצוות פיתוח: ״לוח לבאגים שלקוחות מדווחים בקבוצת התמיכה, מחובר לפרויקט ENG ב־Jira״ – העוזר קורא את הפרויקט ומציע מקור Jira: הסטטוס לפי הקטגוריה, האחראי מה־Assignee, וכרטיס מהקבוצה שמזכיר מפתח טיקט מצטרף אליו (Jira: טיקטים כרטיסים, וכרטיס שנפתח כטיקט).
• החשבונות של Monday, Airtable, Priority, Origami, Jira ו־Slack מחברים קודם בהגדרות (מה אפשר לחבר, ואיפה). העוזר לא יוצר לוחות במערכות האלה ולא מחבר חשבונות.

«שאלו את העוזר» ומשוב

שאלה על האתר – ״איך ממזגים שני כרטיסים?״ – אפשר לשאול את העוזר של Knoto בבועת העזרה. הוא עונה לפי המדריך, ולא רואה את הלוח שלכם.

• מבועת העזרה אפשר גם «דיווח על תקלה», «בקשת יכולת», «דירוג» ו«משוב» – אנחנו קוראים כל הודעה.
• בראש המסך, כפתור סימן השאלה פותח «עזרה ושאלות נפוצות», עם קישור למדריך הזה.
• אפשר תמיד לכתוב לנו: support@knoto.org.

מה אפשר לחבר, ואיפה

הכול בהגדרות ← «אינטגרציות וחיבור ל-Monday / ERP». מחברים חשבון פעם אחת, ואז קובעים לכל לוח מה נכנס ומה יוצא.

• מפתחות וסיסמאות נשמרים מוצפנים, וחוזרים למסך מוסתרים. השאירו שדה ריק כדי לא לשנות אותו.
• «שמירת הגדרות» שומר; «שלח אירוע בדיקה» בודק שכל החיבורים תקינים, בלי לכתוב ללוחות.
• לא בטוחים איך לחבר? «הגדרת לוח עם AI» בונה את ההגדרה מתיאור במילים – כולל ערוצי Slack («הגדרת לוח עם AI»: מתארים במילים, העוזר מגדיר).
• דיווח שהגיע בשיחה לפני שהפריט נפתח במערכת? הפריט מצטרף לכרטיס שכבר קיים, ולא נפתח כרטיס כפול (מי שידע ראשון פותח את הכרטיס).

«קריאה בלבד»: מתג לכל מערכת

בראש האינטגרציות יש מתג נפרד ל־Monday, ל־Airtable, ל־Origami ול־Jira. מערכת שהמתג שלה דלוק – Knoto רק קורא ממנה: לא מעדכן בה סטטוס, במקרה של Monday גם לא פותח שורות ולא שולח שורת בדיקה, ובמקרה של Jira גם לא פותח טיקטים מכרטיס. Priority תמיד בקריאה בלבד.

• כל מתג נשמר ברגע שמזיזים אותו, ולא משנה את המערכות האחרות – למשל Monday בקריאה בלבד ו־Airtable כותב.
• גם «הגדרת לוח עם AI» לא יכול להפעיל כתיבה למערכת שהמתג שלה דלוק.
• כבוי: Knoto כותב לאותה מערכת לפי ההגדרות של כל לוח ומקור.

כל כרטיס חדש – שורה ב־Monday

מחברים חשבון Monday, ובוחרים לכל לוח ב־Knoto לאיזה לוח ב־Monday הוא נשלח. כשמישהו מדווח בקבוצה – נפתחת שורה, וכשהכרטיס נסגר היא מתעדכנת ל״בוצע״.

1. מדביקים את טוקן ה־API של Monday (ב־Monday: תמונת הפרופיל ← Developers ← My access tokens), מדליקים «פעיל» ושומרים.
2. ב«לוחות Knoto ← לוחות Monday» – ליד כל לוח מדליקים «לחבר את הלוח הזה ל-Monday?».
3. בוחרים «הלוח המתאים ב-Monday», את הקבוצה בלוח, ואם רוצים – אילו עמודות למלא (סטטוס, דחיפות, מדווח, חסימה, קישור).
4. לוחצים «שמירת חיבור הלוח», ובודקים ב«שלח אירוע בדיקה ללוח».

• לוח בלי חיבור נשאר ב־Knoto בלבד.
• אפשר לחבר לוח גם מתוך הגדרת הקבוצה, בחלק «מתקדם».

משיכה מ־Monday, Airtable, Priority ו־Origami ללוח

הכיוון השני: Knoto מושך פריטים מהמערכות שלכם ללוח שלו, בתדירות שתבחרו – ממקור אחד או מכמה – ומסנן רק את מה שרלוונטי.

1. לוחצים «לוח חדש מ-Monday / Airtable», נותנים «שם הלוח ב-Knoto», בוחרים «תדירות משיכה» (ברירת המחדל: כל רבע שעה) ולוחצים «יצירת הלוח».
2. לוחצים «הוספת מקור» ובוחרים מאיפה מושכים: לוח Monday, טבלה ותצוגה ב־Airtable, מסך ב־Priority או ישות ב־Origami.
3. ב«סינון לפי עמודות» קובעים אילו פריטים נמשכים. פריט שיוצא מהסינון (או נמחק במקור) – הכרטיס שלו נסגר.
4. ב«איך הפריט נראה בכרטיס» בוחרים עמודת סטטוס ואחראי, ואילו תוויות הן איזה סטטוס ב־Knoto.
5. «בדיקת הסינון» מראה כמה פריטים עונים עליו – בלי לשמור.
6. לוחצים «שמירה», ואז «משיכה עכשיו» או מחכים למשיכה הבאה. «פתיחת הלוח» מעביר ללוח.

• אפשר להוסיף ללוח כזה גם קבוצות וואטסאפ.
• בלוח שמקורות מזינים יש בשורת הסינון «משיכה עכשיו».
• «התחלה מחדש» מוחק את כל הכרטיסים שנמשכו ללוח ומושך מחדש – כרטיסים מהודעות וואטסאפ לא נמחקים. אי אפשר לבטל.
• ב־Priority כל מסך צריך להיות פתוח ל־API. תצוגה מסוננת ב־Airtable היא הסינון הכי פשוט.

חיבור פריטים מכמה מקורות לכרטיס אחד

פריטים ממקורות שונים על אותו דבר – למשל אותו LOT במחסן וב־Airtable של המעבדה – יכולים להיות כרטיס אחד שמתעדכן מכולם.

• שלוש דרכים: «לא מתחבר - כל פריט הוא כרטיס משלו», «לפי ערך זהה בעמודת קישור (למשל אותו LOT)», או «לפי כללים שאני מגדיר - מה בדיוק לחפש במקור השני».
• כלל: פריט מהמקור הזה מצטרף לכרטיס של פריט מהמקור השני כשכל התנאים מתקיימים – או אחד מהם, אם בוחרים «אחד התנאים לפחות». אפשר להשוות עמודה לעמודה, לחפש קוד בתוך טקסט ארוך, או לדרוש ערך קבוע (למשל רק PASS).
• פריט שאין לו כרטיס מתאים: ממתין עד שיהיה כרטיס, או נפתח לו כרטיס משלו שיתאחד אחר כך.
• «פריט מתחבר לכל הכרטיסים שהוא מתאים להם» – שורת הגדרות שמונה הרבה LOT־ים תופיע בכרטיס של כל אחד מהם.
• «מה הפריט ממלא בכרטיס»: פרטי הכרטיס (LOT, מק״ט, הוראת עבודה) מתמלאים מעמודה בשם מתאים או מהעמודה שתבחרו, ורשימות הלוח (כמו «מיקום») – לפי המקור או לפי עמודה. מה שנכתב בכרטיס מוואטסאפ או ביד לא נדרס, עד שהערך משתנה במקור עצמו.
• עדכון סטטוס בכרטיס יכול לחזור לפריט במקור (Monday, Airtable או Origami) – אם מסמנים את זה ו«קריאה בלבד» של אותה מערכת כבוי. ל־Priority אף פעם לא נכתב.

הגדרת כללים היא בדיוק המקום ש«הגדרת לוח עם AI» חוסך בו זמן: מתארים במילים מה מתחבר למה, והוא בודק את הכללים על הנתונים האמיתיים.

מי שידע ראשון פותח את הכרטיס

לא משנה מי ידע קודם. אם הדיווח הגיע קודם בקבוצת הוואטסאפ או בערוץ Slack, והפריט נפתח במערכת רק אחר כך, הפריט מצטרף לכרטיס שכבר קיים ולא נפתח כרטיס כפול. אם הפריט היה קודם והשיחה פתחה כרטיס שני, Knoto מציע לאחד אותם.

• פריט חדש מ־Monday, Airtable, Priority או Origami מצטרף לכרטיס פתוח שנפתח מהשיחה רק כשכרטיס אחד בלבד מחזיק את הערך של עמודת הקישור (LOT, מספר דירה, מספר קריאה, לקוח). הערך צריך להופיע בפרט מאותו סוג – דירה 14 היא לא קומה 14 – או כקוד מלא בכותרת (למשל R2606884 או BUG-402).
• הכרטיס שומר את הכותרת, הדיווח, הסטטוס והאחראי שכתבו בשיחה, ומקבל מהפריט את הפרטים שחסרים לו. מהמשיכה הבאה, סטטוס, אחראי ופרטים שמשתנים במערכת מתעדכנים בכרטיס. שינוי שם הפריט במערכת נרשם בציר הזמן ולא מחליף את הכותרת.
• שני כרטיסים פתוחים מחזיקים את אותו ערך? הפריט פותח כרטיס משלו, כמו קודם.
• הצטרף פריט שלא שייך? בכרטיס, ב«נתונים טכניים», לוחצים «זו לא אותה עבודה» ואז «ניתוק הפריט». הכרטיס חוזר למה שהשיחה השאירה, הפריט מקבל כרטיס משלו במשיכה הבאה, ושני אלה לא יחוברו שוב.
• בלוח שבו לאותו ערך יש כמה עבודות פתוחות – דירה עם כמה תקלות – מכבים לכל מקור את «פריט חדש מצטרף לכרטיס שהשיחה כבר פתחה», ליד עמודת הקישור.
• בכיוון ההפוך – הפריט נפתח קודם, ובשיחה נפתח כרטיס שני עם אותו קוד – בתור ההחלטות מופיעה הצעה לאחד את שניהם. מאשרים, או לוחצים «להשאיר נפרד» והם לא יוצעו שוב.
• אחרי «משיכה עכשיו» כתוב כמה פריטים הצטרפו לכרטיסים שנפתחו מהשיחות.
• בציר הזמן השורות מסודרות לפי מתי שהדבר קרה. שורה ממערכת שנקלטה מאוחר (Priority נבדק פעם בשעה) עומדת במקום שבו השינוי קרה, ומסומנת «נקלט ב-…» עם השעה שבה Knoto קרא אותה.

Jira: טיקטים כרטיסים, וכרטיס שנפתח כטיקט

לצוות פיתוח: דיווח של לקוח בקבוצת הוואטסאפ או ב־Slack הופך לכרטיס, וכשמתברר שזה באג – «פתיחה ב-Jira» פותח עליו טיקט. מאותו רגע הסטטוס והאחראי של הכרטיס מגיעים מ־Jira, וכולם רואים מתי הבאג נסגר בלי לשאול את המפתח.

1. ב«חיבור ל-Jira» מדביקים את כתובת האתר (למשל https://your-company.atlassian.net), את האימייל של החשבון ו־API token (ב־id.atlassian.com ← Security ← API tokens), ולוחצים «שמירת הגדרות».
2. במקטע המשיכה למטה, בלוח מאוחד, לוחצים «הוספת מקור», בוחרים Jira ואת ה«פרויקט ב-Jira». אפשר לצמצם ב«סינון JQL (לא חובה)», למשל labels = customer-reported.
3. שומרים. כל טיקט בפרויקט הוא כרטיס: הסטטוס נקרא לפי הקטגוריה שלו (To Do – פתוח, In Progress – בטיפול, Done – בוצע) והאחראי הוא ה־Assignee.
4. בכרטיס שנפתח מהשיחה לוחצים «פתיחה ב-Jira», בוחרים סוג טיקט (באג לתקלה, משימה לשאר) ו«פתיחת הטיקט». הטיקט נפתח עם הכותרת, התיאור, הפרטים וקישור חזרה לכרטיס.
5. רוצים שזה יקרה לבד? במקור ה־Jira של הלוח בוחרים ב«פתיחה אוטומטית ב-Jira»: «כל כרטיס חדש מהשיחות», «רק תקלות (באגים)» או «רק כרטיסים דחופים». כרטיס חדש מהקבוצה נפתח כטיקט כחצי דקה אחרי שנפתח, כשהכותרת והדחיפות שלו כבר ברורות.

• דיווח בקבוצה או ב־Slack שמזכיר מפתח של טיקט קיים (למשל ENG-42) מצטרף לטיקט, ולא נפתח כרטיס כפול (מי שידע ראשון פותח את הכרטיס).
• כרטיס שנפתח ממנו טיקט שומר את הכותרת והתיאור של השיחה. ב«נתונים טכניים» רואים את הטיקט ופותחים אותו ב־Jira; «זו לא אותה עבודה» מנתק אותו.
• סטטוס שמשנים בכרטיס מזיז את הטיקט ב־Jira רק אם מסמנים במקור עדכון סטטוס חזרה, ו«קריאה בלבד» של Jira כבוי. «ממתין» לא נכתב ל־Jira.
• הפתיחה האוטומטית חלה רק על כרטיסים שנפתחו מהרגע שהופעלה, ולא על כרטיס שכבר מזכיר טיקט (ENG-42) - הוא מצטרף לטיקט הקיים. אם Jira סירב, הכרטיס כותב למה, ואפשר לפתוח אותו ידנית.
• Jira במצב «קריאה בלבד»? Knoto לא פותח בו טיקטים, לא ידנית ולא אוטומטית - והכרטיס כותב את זה במקום הכפתור.
• בלי סינון נקראים הטיקטים הפתוחים וטיקטים שנסגרו ב־30 הימים האחרונים.
• Jira Data Center: משאירים את האימייל ריק ומדביקים Personal Access Token. השרת צריך להיות מאושר אצלנו קודם.
• עוזר הלוח קורא את Jira עכשיו (״אילו באגים פתוחים ב־ENG?״, ״מי עובד על ENG-42?״), ו«הגדרת לוח עם AI» בונה לוח על פרויקט Jira מתיאור במילים («הגדרת לוח עם AI»: מתארים במילים, העוזר מגדיר).

מה עוזר הלוח לא מציג מהמערכות

עוזר הלוח קורא מהמערכות המחוברות בזמן אמת. כאן כותבים מילים כמו ״מחיר״ או ״PRICE״ – ושדה ששמו מכיל אותן לא יופיע באף תשובה.

• מילים מופרדות בפסיק, גם בשם הטכני של השדה וגם בעברית.
• שאלה שמסננת או ממיינת לפי שדה מוסתר נחסמת – בלוח ובוואטסאפ.
• ההסתרה הולכת לפי שמות השדות, ולכן היא לא מובטחת: שדה שנקרא AMT בלבד לא «נשמע» כמו ״מחיר״.
• כש־Knoto לא מצליח לקרוא מ־Priority את השמות בעברית של שדות הטופס, עוזר הגדרת הלוח לא מציג ממנו ערכים עד שמוסיפים גם את השמות הטכניים ומפעילים את «הרשימה כוללת גם את שמות ה-API של השדות». שינוי ברשימה מבטל את האישור.
• ההגנה החזקה ביותר היא עדיין הרשאות משתמש ה־API במערכת עצמה.

הלוח ביומן Google, בשני הכיוונים

כל לוח מקבל יומן משלו ב־Google. כרטיס עם «מועד» – שיעור, ביקור טכנאי, משלוח – מופיע שם כאירוע. מזיזים או משנים את האירוע ביומן, והכרטיס מתעדכן; מוסיפים אירוע ביומן, ונפתח כרטיס בלוח.

1. לוחצים «חיבור יומן Google» ומאשרים את הגישה בחשבון Google.
2. ליד כל לוח שרוצים לראות ביומן לוחצים «סנכרון ליומן». Knoto יוצר ללוח יומן משלו ב־Google, שנקרא Knoto ואחריו שם הלוח, ושם בו את כל הכרטיסים שיש להם מועד.
3. בכרטיס, בחלק «מועד», לוחצים «קביעת מועד», בוחרים תאריך, שעה ומשך, ולוחצים «שמירת מועד». האירוע מופיע ביומן תוך שניות.

• הזזתם אירוע ביומן ורוצים לראות את זה בכרטיס עכשיו? בכרטיס, ליד המועד, לוחצים «סנכרון עם היומן».
• גוררים את האירוע ביומן לשעה אחרת – המועד בכרטיס זז. משנים את שם האירוע – הכותרת בכרטיס משתנה. מוחקים את האירוע – המועד יורד מהכרטיס, והכרטיס עצמו נשאר.
• אירוע חדש שמוסיפים ביומן של הלוח פותח כרטיס חדש עם המועד שלו. אירוע שחוזר כל שבוע לא פותח כרטיסים.
• כרטיס שטופל נשאר ביומן עם ✅. כרטיס שבוטל יורד מהיומן.
• «גם צפי מהקבוצה»: כשכותבים בקבוצה מתי משהו יקרה («הטכנאי יגיע מחר ב-10»), גם כרטיס בלי מועד יופיע ביומן בשעה הזו.
• כל שינוי שהגיע מהיומן נרשם בהיסטוריית הכרטיס, ואפשר לבטל אותו משם.
• Knoto רואה רק את היומנים שהוא עצמו יצר, לא את שאר האירועים שלכם ב־Google.
• אפשר גם לבקש מעוזר הלוח: ״קנוטו, קבע את השיעור עם דנה לשלישי ב-18:00״.

אוטומציות: כרטיס שעונה לתנאים נשלח למייל, לוואטסאפ או ל־Slack

אוטומציה שולחת את תוכן הכרטיס – מספר, כותרת, לוח, דחיפות, סטטוס, מי דיווח, התיאור וקישור – ברגע שכרטיס עונה לתנאים שבחרתם, פעם אחת לכל כרטיס. למשל: כל כרטיס דחוף חדש נשלח במייל למנהל, לקבוצת וואטסאפ של הצוות ולערוץ Slack.

1. לוחצים «אוטומציה חדשה» ונותנים שם.
2. ב«מתי» בוחרים «כשנפתח כרטיס חדש שעונה לתנאים», או «כשכרטיס כלשהו מתחיל לענות לתנאים (למשל עלה לדחוף)».
3. בוחרים לוח (או «כל הלוחות»), ואם רוצים – «דחיפות», «סטטוס» ו«רק כשמופיעות המילים».
4. ב«מה לשלוח» בוחרים לפחות יעד אחד: «מייל לכתובות», «וואטסאפ לקבוצה (ממספר Knoto)» או «ערוץ Slack». אפשר להוסיף «שורת פתיחה להודעה».
5. «תצוגה מקדימה» מראה איך ההודעה תיראה, ולוחצים «שמירה».

• כל לוח מציג את האוטומציות שלו בכפתור «אוטומציות» בלוח עצמו.
• «מה קרה עם הכרטיסים האחרונים?» מראה לכל כרטיס אחרון אם האוטומציה שלחה אותו, ואם לא – למה.
• «ערוץ Slack»: הכרטיס נשלח לערוץ, והשרשור של ההודעה הופך לשרשור של הכרטיס – כל תגובה בו נרשמת בכרטיס (Slack: ערוצים שהלוח קורא, בלי Zapier).
• וואטסאפ נשלח ממספר Knoto, ולכן רק לקבוצה שמספר Knoto נמצא בה.
• אפשר גם לבקש מעוזר הלוח: ״ברגע שיש כרטיס חדש דחוף תשלח לי מייל וגם וואטסאפ לקבוצה…״.

Webhook לכל מערכת אחרת

Knoto שולח בקשת POST עם JSON בכל פתיחה, עדכון וסגירה של כרטיס – לחיבור ל־Make, Zapier, ERP או מערכת משלכם.

• כתובת https ציבורית בלבד.
• מפתח חתימה (לא חובה): כל בקשה נחתמת בכותרת X-Knoto-Signature.
• «מבנה ה-JSON לדוגמה» מראה בדיוק מה נשלח. «שלח אירוע בדיקה» שולח אירוע לדוגמה.

מפתחות API: מערכות אחרות כותבות ללוח

מפתח API מאפשר למערכת אחרת – ClickUp, Asana, Jira, ERP, או אוטומציה ב־Zapier וב־Make – לקרוא את הכרטיסים, לפתוח כרטיס, לעדכן סטטוס, אחראי ודחיפות ולהוסיף שורה. יחד עם ה־Webhook (Webhook לכל מערכת אחרת) זה חיבור דו־כיווני לכל מערכת.

• כתבו שם למפתח (למשל ״ClickUp – צוות התחזוקה״) ולחצו «יצירת מפתח». המפתח מוצג פעם אחת בלבד – העתיקו אותו מיד.
• «קריאה בלבד»: המפתח קורא כרטיסים ולא משנה דבר. בלי זה הוא גם פותח ומעדכן.
• כל שינוי שמגיע דרך ה־API נרשם בהיסטוריית הכרטיס בשם המפתח, ואפשר לבטל אותו מהלוח כמו כל שינוי.
• פתיחת כרטיס עם הכותרת Idempotency-Key לא תפתח כרטיס כפול גם אם המערכת השנייה שולחת את אותה בקשה שוב.
• מערכת שגם כותבת וגם מאזינה ל־Webhook מסננת את השינויים של עצמה לפי origin.via = "api".
• מפתח שדלף? «ביטול» עוצר אותו מיד.
• ערוצי Teams (וערוצי Slack בלי החיבור הישיר – Slack: ערוצים שהלוח קורא, בלי Zapier): ההודעות של ערוץ נקראות בדיוק כמו קבוצת וואטסאפ – «תוקן» סוגר את הכרטיס, דיווח חדש פותח כרטיס, שיחה רגילה לא נרשמת. מחברים את הערוץ דרך Zapier, Make או Power Automate, והוא מופיע תחת «ערוצי Slack / Teams», שם בוחרים לאיזה לוח הוא שייך או מכבים אותו. עדכונים חזרה עוברים דרך ה־Webhook.

Slack: ערוצים שהלוח קורא, בלי Zapier

מחברים את סביבת העבודה ב־Slack פעם אחת ובוחרים ערוצים. כל הודעה בערוץ שבמעקב נקראת בדיוק כמו הודעה בקבוצת וואטסאפ: דיווח חדש פותח כרטיס, ״תוקן״ סוגר אותו, שאלה נרשמת בכרטיס שלה, ושיחה רגילה לא נרשמת.

• לחצו «חיבור Slack», אשרו ב־Slack את ההרשאות של Knoto, וחזרו להגדרות. אפשר לחבר סביבת עבודה אחת לכל חשבון.
• ברשימת הערוצים לחצו «מעקב» ליד כל ערוץ שהלוח צריך לקרוא. לערוץ ציבורי Knoto מצטרף לבד; בערוץ פרטי כתבו קודם ‎/invite @Knoto‎.
• ערוץ חדש במעקב נקרא «רק בתיוג»: רק הודעה שמתייגת ‎@Knoto‎, או הודעה שמישהו סימן ב־🪢, נכנסת ללוח – יחד עם השרשור שלה, וכל תגובה שתבוא בו אחר כך. ‎@Knoto‎ לבד בתוך שרשור מכניס גם את מה שנכתב בו קודם. ערוץ תפעולי שכולו רלוונטי: מחליפים ל«כל הודעה».
• «מותר ל-Knoto לכתוב בערוץ» (כבוי בהתחלה, «ניטור בלבד»): כשהוא כבוי Knoto רק קורא את הערוץ ולא כותב בו כלום – לא תשובות בשרשור ולא כרטיסים מאוטומציות. כשהוא דולק אפשר להדליק גם «תשובה בשרשור».
• תגובה בשרשור של הודעה נרשמת בכרטיס שההודעה הראשונה פתחה.
• כרטיס מוואטסאפ שהצוות הפנימי צריך לטפל בו: אוטומציה עם «ערוץ Slack» (בהגדרות → «אוטומציות», או ״תקפיץ כל כרטיס דחוף ל־‎#bugs-triage‎ בסלאק״ לעוזר הלוח) שולחת את הכרטיס לערוץ. השרשור של ההודעה הזו הופך לשרשור של הכרטיס: כל תגובה בו – ״מעלה פיקס״, ״תוקן״ – נרשמת באותו כרטיס, גם אם הערוץ עצמו לא במעקב.
• כל ערוץ במעקב מופיע תחת «ערוצי Slack / Teams», ושם בוחרים לאן הוא כותב: לוח משלו, לוח מאוחד, או הלוח של קבוצת וואטסאפ קיימת («לוח של קבוצת וואטסאפ (אותם כרטיסים)»). שם גם אפשר לכבות אותו.
• הלוח של קבוצת וואטסאפ: ההודעות מהערוץ ומהקבוצה נכנסות לאותם כרטיסים, עם ההגדרות של הקבוצה – לקוח מדווח בוואטסאפ, הצוות עונה ב־Slack, והכרטיס אחד. Knoto לא כותב לקבוצת הוואטסאפ בגלל הודעה מ־Slack. ברשימה מופיעות רק קבוצות שהניטור שלהן דלוק; קבוצה שכבר מזינה לוח מאוחד לא מופיעה – בוחרים את הלוח המאוחד שלה.
• אפשר גם לבקש מ«הגדרת לוח עם AI»: ״תחבר את ‎#bugs-triage‎ ללוח פיתוח״ – הוא בודק שהערוץ קיים ושהוזמן, מציג אותו בהצעה, ומחבר אותו ב«אישור והחלה» («הגדרת לוח עם AI»: מתארים במילים, העוזר מגדיר).
• «תשובה בשרשור» (כבוי בהתחלה, ורק כש«מותר ל-Knoto לכתוב בערוץ» דולק): Knoto עונה בשרשור של ההודעה מה הוא עשה – ״נפתח כרטיס #12″, ״כרטיס #12 נסגר″, או שההודעה ממתינה לבדיקה.
• בכרטיס עצמו כל שורה אומרת מאיפה הגיעה: שורה מ־Slack מסומנת ״Slack · ‎#bugs-triage‎״, ובכרטיס ששני העולמות מזינים גם שורה מוואטסאפ מסומנת ״וואטסאפ · שם הקבוצה״.
• «הפסקת מעקב» עוצרת את הקריאה של ערוץ. «ניתוק» מסיר את Knoto מסביבת העבודה. הכרטיסים שכבר נפתחו נשארים בלוח.

לא רואים את «Slack» בהגדרות? החיבור צריך להיות מופעל אצלנו בשרת – פנו אלינו ונפעיל אותו.

מסך ההגדרות

בתפריט ← «הגדרות». שש קבוצות של הגדרות, עם שורת קיצורים בראש העמוד: אזור זמן, חיוב, אינטגרציות, פרופיל, אבטחה ומראה.

• «אזור זמן» – לפיו מוצגים תזכורות, חפיפות ושעות בלוח. נשמר ברגע שבוחרים.
• «שימוש וחיוב» – התוכנית, כמה הודעות וואטסאפ עובדו החודש, «תוכניות ומחירים» ו«לבקשת חשבונית».
• «אינטגרציות וחיבור ל-Monday / ERP» – החיבור למערכות (מה אפשר לחבר, ואיפה).
• «פרופיל», «אבטחה ופרטיות» ו«מראה» – בהמשך הפרק.

קיצור מקלדת להגדרות: Ctrl + , (או ⌘ + ,).

פרופיל, סיסמה והתנתקות מכל המכשירים

בפרופיל משנים שם ותמונה. באבטחה מחליפים סיסמה, ומנתקים את החשבון מכל טלפון ומחשב בלחיצה – שימושי כשמישהו עזב את הצוות.

• «פרופיל»: תמונה (JPG או PNG, עד 5MB) ו«שם מלא» – השם שהצוות מכיר. לשינוי מייל פונים לתמיכה.
• «החלפת סיסמה»: «סיסמה נוכחית», «סיסמה חדשה» (לפחות 8 תווים) ו«אימות סיסמה חדשה».
• «התנתקות מכל המכשירים» מנתק את החשבון מכל מקום, כולל המכשיר הזה.
• «מחיקת החשבון» (באבטחה ופרטיות) מוחק את החשבון וכל מה שבו: לוחות, כרטיסים, קבוצות והגדרות. מאשרים בהקלדת ״מחיקה״ ובסיסמה. אי אפשר לשחזר, ומנוי בתשלום מבטלים קודם.

מראה: בהירה, כהה או לפי המערכת

הלוח נראה טוב בשתי הערכות. «לפי המערכת» עוקב אחרי הטלפון או המחשב. כפתור השמש והירח בראש המסך מחליף ביניהן.

• «בהירה» – נוח באולם מואר. «כהה» – נוח במשמרת לילה. «לפי המערכת» – מתחלף אוטומטית.
• Knoto מכבד גם את הגדרת ״הפחתת תנועה״ של המכשיר: האנימציות נעצרות.

התקנה כאפליקציה בטלפון

מוסיפים את Knoto למסך הבית – והלוח נפתח בלחיצה, מהר, גם כשהרשת חלשה. בלי חנות אפליקציות.

• אנדרואיד, Chrome ו־Edge: כשמופיעה ההצעה «התקנת Knoto» – «התקנה». אפשר גם מתפריט הדפדפן: ״התקנת אפליקציה״ או ״הוספה למסך הבית״.
• אייפון ואייפד (Safari, וגם Chrome מ־iOS 16.4): כפתור «שיתוף» ← «הוספה למסך הבית». מהיום השני שבו פותחים את Knoto מופיע פס צר מתחת לכותרת, «התקנת Knoto באייפון»: «איך?» מראה את שני הצעדים, «לא עכשיו» מסתיר אותו לחודש.
• כשיש גרסה חדשה מופיע «יש גרסה חדשה» עם «עדכון עכשיו».

תוכניות, פיילוט ושימוש

התמחור הוא לפי ערוץ מנוטר – קבוצה או שיחה פרטית שבחרתם – לא לפי מספר העובדים. מתחילים בפיילוט חינם על קבוצה אחת.

• שלוש תוכניות, במחירים לפני מע״מ – הפרטים המלאים ב«תוכניות ומחירים».
• במסלול החודשי אפשר לבטל בכל חודש.
• לכל ערוץ יש שימוש הוגן חודשי של הודעות, תמונות ודקות הקלטה. במסך החיוב רואים כמה הודעות עובדו החודש.
• חשבונית: «לבקשת חשבונית» פותח מייל אלינו.

פרטיות: מה Knoto קורא, ומה לא

Knoto קורא רק את הקבוצות והשיחות שבחרתם במפורש. המידע של כל ארגון מבודד, וההודעות לא משמשות לאימון מודלים.

• קבוצה או שיחה שלא חיברתם לא נקראת, לא מעובדת ולא נשמרת.
• חיבור הוואטסאפ שלכם הוא במצב האזנה: Knoto לא שולח ממנו הודעות אוטומטיות.
• אפשר לבקש ייצוא ומחיקה מלאה של המידע בכל עת – דרך טופס הפניות או במייל.
• הפרטים המלאים במדיניות הפרטיות ובנספח עיבוד הנתונים.

וואטסאפ מנותק, או שהקוד לא נסרק

בודקים ב«חיבור וואטסאפ» את מצב החיבור. מנותק? סורקים קוד חדש, או מתחברים עם קוד לפי מספר טלפון.

1. פותחים «חיבור וואטסאפ» ובודקים את «מצב החיבור» ואת «דופק אחרון».
2. הקוד לא נסרק? הוא מתחלף כל דקה – לוחצים «קוד חדש» וסורקים שוב. ודאו שהטלפון מחובר לאינטרנט.
3. החיבור נתקע על «מתחברים…»? «הפעלה מחדש של החיבור» מביא בדרך כלל קוד חדש תוך דקה.
4. מחוברים דרך מספר Knoto? ודאו שהמספר עדיין משתתף בקבוצה.

הקבוצה לא מופיעה ברשימה

אחרי חיבור חדש וואטסאפ מעביר את רשימת הקבוצות בהדרגה. מחכים כמה דקות ולוחצים «רענון קבוצות».

• ב«הוספת קבוצה» מחפשים לפי שם הקבוצה כפי שהוא בוואטסאפ.
• הרשימה עדיין חסרה אחרי כמה דקות? זו תקלה בסנכרון ולא המתנה רגילה: «רענון קבוצות», ואם לא עזר – מנתקים ומחברים מחדש.
• «הצגת כל הקבוצות בוואטסאפ» מציג רק שיחות שכבר הוספתם ל־Knoto (כולל כבויות). קבוצה חדשה מוסיפים דרך «הוספת קבוצה».

למה הודעה לא עדכנה כרטיס

ב«יומן הודעות» רואים כל הודעה שהגיעה מהקבוצות: מה Knoto עשה איתה, ולמה. הודעה שנשארה בחוץ – שמים אותה בכרטיס הנכון בלחיצה.

1. בלוח, בשורת התצוגות: «יומן הודעות» (בלוח שרק התחיל הוא מחכה תחת «עוד», בקצה השורה). או מבועת העזרה: «למה הודעה לא נכנסה?».
2. היומן נפתח על «לא נכנסו לכרטיס»: כל הודעה שלא נכתבה על אף כרטיס, ולידה «למה:» – למשל שהיא נקראה כשיחה רגילה, או שלא היה ברור לאיזה כרטיס היא שייכת.
3. הודעה שהייתה צריכה להיכנס: «זה היה צריך להיכנס ל…», ובוחרים את הכרטיס – או «פתיחת כרטיס חדש מההודעה».
4. מתוך כרטיס: «הודעות מהקבוצה שלא נכנסו לכאן» מראה מה הקבוצה כתבה מאז שהכרטיס נפתח ולא נכנס לאף כרטיס, ו«להכניס לכרטיס הזה» שם את ההודעה עליו.
5. הודעה שמחכה ב«ממתין לאישורך» – מחליטים עליה שם. «נכנסו לכרטיס» ו«הכל» מראים גם את ההודעות שנכתבו, עם מספר הכרטיס.

הודעה שלא מופיעה ביומן בכלל לא הגיעה ל־Knoto: בודקים שהקבוצה מחוברת ללוח ושהחיבור «מחובר» (וואטסאפ מנותק, או שהקוד לא נסרק).

כל הודעה ששמתם בכרטיס מהיומן נרשמת גם בהיסטוריה של הכרטיס, ו־Knoto לומד ממנה על הקבוצה.

Knoto לא פתח כרטיס על דיווח

בודקים שהחיבור «מחובר · מאזין», מוצאים את ההודעה ב«יומן הודעות» ושמים אותה בכרטיס, ומוסיפים דוגמאות ל«לפתוח כרטיס על...».

1. ודאו שבראש הלוח כתוב «מחובר» ושבקבוצה שני המתגים דלוקים: «פעיל» ו«ניטור תפעול».
2. בדקו ב«ממתין לאישורך» – אולי ההודעה מחכה להחלטה שלכם.
3. ב«יומן הודעות» רואים למה ההודעה לא נכנסה, ו«זה היה צריך להיכנס ל…» שם אותה בכרטיס קיים או חדש (למה הודעה לא עדכנה כרטיס).
4. או בתחתית «ממתין לאישורך»: «Knoto פספס» ליד ההודעה, או הקלדה של ההודעה החסרה.
5. ב«הגדרת קבוצה» ודאו שסוג הקבוצה נכון, והוסיפו ל«לפתוח כרטיס על...» כמה דוגמאות במילים של הקבוצה.

נפתחים כרטיסים על הודעות שגרתיות

מוסיפים את ההודעות השגרתיות כדוגמאות ל«לא לפתוח כרטיס על...», ומסמנים «לא צריך כרטיס» על מה שכבר נפתח.

1. «פעולות» ← «הגדרת קבוצה», ובוחרים את הקבוצה.
2. ודאו שסוג הקבוצה נכון (למשל «משלוחים וריבוי מחסנים»).
3. ב«לא לפתוח כרטיס על...» מוסיפים דוגמאות כמו שהקבוצה באמת כותבת: ״אספתי את המשלוחים מהמחסן״, ״יוצא לסיבוב איסוף״, ״נאסף ✅״.
4. «שמירה». Knoto עדיין יפתח כרטיס אם באותה הודעה יש בעיה (״אספתי, חסרות 2 חבילות״).
5. כרטיסים מיותרים שכבר נפתחו: «נדחה» או מחיקה. מה שמגיע ל«ממתין לאישורך» – «לא צריך כרטיס» מלמד את Knoto.

רוצים שליטה מלאה? בתור האישורים בוחרים «כל כרטיס חדש וכל סגירה» – וכל כרטיס חדש מחכה לאישור לפני שהוא עולה ללוח (תור האישורים, סגירה אוטומטית ומחיקת כרטיסים סגורים).

Knoto כותב יותר מדי בקבוצה

ב«תגובות בקבוצה» עוברים ל«רק שאלות» או ל«שקט», ובודקים את «תזכורת לכרטיס שקט» ואת שעות השקט.

• «רק שאלות» – כותב רק כשחסר פרט קריטי. «שקט» – לא כותב בכלל.
• «תזכורת לכרטיס שקט» ← «כבוי» מפסיק את התזכורות על כרטיסים שלא זזו.
• שעות שקט מונעות מ־Knoto ליזום הודעות בלילה ובסופי שבוע (שעות שקט ושאלת ״מי לוקח?״).

שני כרטיסים על אותו דבר, או כרטיס שנסגר בטעות

כפילות ממזגים בגרירה ב«לוח מלא». כרטיס שנסגר בטעות פותחים מחדש. כל שינוי של Knoto אפשר להחזיר מההיסטוריה.

• כפילות: גוררים כרטיס אחד ומשחררים על השני ← «מיזוג לתוך #12» (מיזוג, פיצול והעברת הודעות).
• נסגר בטעות: «פתיחה מחדש» בכרטיס, או ״פתח מחדש״ בקבוצה.
• שינוי לא נכון: «היסטוריית שינויים» ← «החזר» (ציר הזמן, ״למה הכרטיס קיים״ וביטול שינויים).
• הודעה שנחתה בכרטיס הלא נכון: «העבר לכרטיס קיים» – או ״לא זה״ בקבוצה, תוך רבע שעה.

משיכה מ־Monday, Airtable או Priority לא מביאה פריטים

בודקים את «בדיקת הסינון» במקור, את «שלח אירוע בדיקה» באינטגרציות, ואת ההרשאות של הטוקן.

• «בדיקת הסינון» מראה כמה פריטים עונים על הסינון עכשיו. אפס? הסינון צר מדי, או שהתוויות שונות ממה שהגדרתם.
• «שלח אירוע בדיקה» בודק שהחיבור לכל מערכת תקין.
• Airtable: לטוקן צריכות להיות הרשאות קריאה לבסיס. Priority: המסך צריך להיות פתוח ל־API, ולמשתמש הרשאה.
• פריט שהכרטיס שלו נמחק לא נפתח שוב עד שהוא משתנה במקור. «פתיחה מחדש של הכרטיסים שנמחקו» מחזיר אותם.
• פריט שכבר ״בוצע״ כשנמשך לראשונה לא נפתח ככרטיס.

העוזר לא עונה בוואטסאפ

בודקים שפונים אליו בשם (״קנוטו…״) או בתשובה להודעה שלו, שהשיחה מחוברת ב«העוזר בוואטסאפ», ושלא עברתם את מכסת התשובות לשעה.

• בקבוצה העוזר עונה רק כשפונים אליו – אלא אם הוגדר «לכל הודעה (קבוצה שמיועדת רק לעוזר)».
• שיחה פרטית: צריך לשלוח קוד חיבור בתוקף. קוד שפג – מבקשים חדש בלוח.
• מעבר ל־30 תשובות בשעה בשיחה, העוזר לא עונה עד השעה הבאה.
• ביקשתם שינוי והוא רק ענה? כנראה ש«מותר לבקש שינויים בכרטיסים (סגירה, אחראי, שלב…)» כבוי בשיחה הזו.

קיצורי מקלדת

Ctrl+K (או ⌘+K) פותח חיפוש מכל מסך. בתור האישורים J / K / Enter / X / E מאפשרים לעבור על הודעות בלי עכבר – גם כשהמקלדת בעברית.

• Ctrl + K / ⌘ + K
• בכל מסך
• פתיחת החיפוש ותפריט הפקודות
• Ctrl + , / ⌘ + ,
• בכל מסך
• מעבר להגדרות
• #218
• בתפריט הפקודות
• מעבר ישיר לכרטיס לפי מספר
• ↑ ↓ · Enter · Esc
• בתפריט הפקודות
• ניווט בתוצאות, בחירה וסגירה
• J או ↓
• «ממתין לאישורך»
• ההודעה הבאה
• K או ↑
• «ממתין לאישורך»
• ההודעה הקודמת
• Enter
• «ממתין לאישורך»
• אישור ההצעה של Knoto
• X
• «ממתין לאישורך»
• סימון «לא צריך כרטיס»
• E
• «ממתין לאישורך»
• פתיחה וסגירה של הפרטים
• Esc
• חלון כרטיס וחלונות אחרים
• סגירה – ואם יש שינויים שלא נשמרו, שאלה אם לשמור
• Enter · Shift + Enter
• עוזר הלוח
• שליחה · שורה חדשה
• /
• במדריך הזה
• מעבר לחיפוש במדריך

נגישות באתר

האתר בנוי לעבודה עם מקלדת וקורא מסך, תומך בהגדלת טקסט ובמצב כהה, ומכבד ״הפחתת תנועה״. נתקלתם בקושי? ספרו לנו בטופס הנגישות.

• בתחילת כל עמוד יש קישור ״דילוג לתוכן הראשי״ (מופיע במעבר עם Tab).
• כל הכפתורים נגישים במקלדת; חלונות נסגרים ב־Esc, והפוקוס חוזר למקום שבו הייתם.
• עדכונים בלוח ובעוזר מוכרזים לקורא מסך.
• הגדלת טקסט: Ctrl ו־+ (או ⌘ ו־+) בדפדפן – העמודים מתאימים את עצמם.
• בכרטיסי הלוח אפשר להעביר כרטיס בין עמודות גם בלי גרירה: «העברה» ובחירת העמודה.

לבקשת הנגשה, דיווח על ליקוי או קבלת מידע בדרך חלופית – טופס הפניות בהצהרת הנגישות. לא צריך חשבון.